2021.02.04

RFQ(見積依頼書)は調達・購買戦略に欠かせない!RFIやRFPとの意味の違いやテンプレート、書き方のポイントとは?

RFQ(見積依頼書)は調達・購買戦略に欠かせない!RFIやRFPとの意味の違いやテンプレート、書き方のポイントとは?

皆さんは、見積依頼書(RFQ)が調達・購買プロセスにおいてどれほど重要か知っていますか?

よく似た用語であるRFI(情報提供依頼)やRFP(提案依頼)も同じく、調達・購買プロセスにおいて重要な役割を果たしています。

日本において、RFQなどをきちんとした書類でやり取りすることは浸透していませんが、特に、海外の企業ではこれら依頼書の管理をクラウド上で行うことがトレンドになるほど、注目を浴びている分野です。

本記事では、RFQ、RFI、RFPの解説から、調達・購買プロセスにおける位置づけ、それぞれの依頼書を書くときのポイントなどを詳しく解説します。

TEXT BY Leaner Magazine編集部

RFQとは?作成のポイントも紹介

RFQとは「Request for Quotation」の略で、日本語では「見積依頼書」や「見積要求書」と呼ばれます。

RFQは、商品やサービスの料金を知りたいとき、購入を検討している企業(サプライヤー)に対して、自社が要求する取引条件に対する見積もりを出してもらうために、要求する条件を明記した依頼書のことです。

つまり、購入したい商品・サービスについて、相手企業に見積もりを出してもらうために必要な条件を記した書類を指します。

※RFQの一例

依頼書に含める内容としては、「依頼主情報」や、「商品やサービスの仕様」、「数量及び単位」があります。必要があれば、「受け渡し方法」、「納品場所」、「納期」、「支払方法」、「およその発注スケジュール」といった情報を追記することもあります。

また、RFQをフォーマット化しておくことで、サプライヤーを平等に比較することができ、見積業務の効率化を図ることもできます。これは後で紹介するRFI(情報提供依頼書)/RFP(提案依頼書)にも当てはまります。

 

RFIやRFPとは?RFQとの違い

企業が、市場に流通している製品を購入したい場合は、RFQの作成するだけで十分なケースが多いかもしれません。しかし、細かい要望を盛り込んだ開発や事業委託をする場合、特にシステム開発、オンプレミス環境の導入、SaaSの契約の際には、その前段階としてRFIやRFPを送ることが必要な場合があります。RFIとRFPのそれぞれについて紹介します。

RFIとは

RFIは「Request for Information」の略で、日本語では「情報提供依頼」を指します。

RFIは、サプライヤー選定の際に、各社の基本情報や取引条件、生産仕様などの情報を提供してもらうために、送付する依頼書のことです。

RFIには、サプライヤーに対して「どのような商品やサービスを提供できるのか」を尋ねる質問を並べます。

例えば、自社で大規模なITシステムを導入したい場合、ITベンダーのリストアップを行い、RFIを送付します。RFIでは、対象となるITベンダーが過去に実装したITシステムや機能、作業工数や制約条件について回答を求めます。

RFIへの回答は、製品カタログやパンフレット、事例集など一般的なものになります。

※RFIの一例

RFIの作成で注意したいポイント

RFIの収集の前に、自社が絶対に譲れない条件を社内で明確にし合意をとっておくことが重要です。この譲れない条件があるかどうかをRFIを収集する際に確認できると、その後の段階で、「絶対に欲しい条件が満たされていないからこの取引は白紙」といった出戻りを防ぐことができます。

また、幅広く情報を取り入れる意識を持つこともポイントです。要件が細かすぎると、得られる情報も限られてしまうので、RFIは細かくしすぎないことも重要です。他には、公開されている情報よりも深い情報が得られる可能性もあるので、切り込んで聞きたい要素があるときはその旨をRFIに折り込みましょう。

  

RFPとは

RFPは「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼」と呼ばれます。

RFIで「そのサプライヤーが何ができるのか」の確認をしたのち、今度はRFPで「具体的な商品やサービスの提案」を要請します。

RFPでは、一般的な情報提供を求めるRFIとは異なり、より具体的な提案や個別の見積金額を回答として求めます。

例えば、「どのようなことができるのか」というRFIに対しての回答は、パンフレットや事例集であり、価格も標準価格や参考価格なのでそれほど正確なものではありません。

一方、「こういうことをやってほしいから具体的に提案をしてほしい」という依頼のRFPに対しては、ある程度固まった製品やサービスの形、より依頼元の会社に合わせた見積金額が回答として得られます。

※RFPの一例

順序としては、興味のあるサプライヤーに対して、このRFPによって具体的な提案を聞いたあとで、本命のサプライヤーにRFQを送り見積もりを出してもらう、という流れになります。

RFPの作成で注意したいポイント

RFPの作成においては、RFIの作成に比べ、提案の基礎となる部分や譲れない条件をより明確に定義しておくことが重要です。自由度の高い回答を想定しているRFIとは異なり、RFPでは、ある程度具体的な要件を含んだ回答を想定しています。サプライヤー側が返答しやすいように、また自社側との認識の違いがないように、正確に要件を定義しておく必要があります。

また、社内ルールに則ったセキュリティ対策の要件などを確認する欄があると良いでしょう。

 

調達・購買活動におけるRFQ・RFI・RFPの重要性

RFQやRFI、RFPは調達・購買活動のなかでも、見積業務に含まれます。

参考記事:相見積もりについて

見積業務において、最適な契約先を見つけて最安価格での購買を実現するためには、大きく分けて以下の7つのステップが必要になります。

  1. 自社内で発注条件を整理・決定
  2. 選定条件を決定
  3. 見積もりを依頼するサプライヤーを決定
  4. 見積もりを取る
  5. 交渉する
  6. 評価する
  7. 契約先を決定する

この中で②(選定条件の決定)のあと、複数のサプライヤーにRFIを送付し、サプライヤーに情報提供を依頼します。その後、RFPを送付し具体的な提案依頼をします。それらの情報をもとに③(見積もりを依頼するサプライヤーの決定)をします。

見積依頼が決定したサプライヤーに、正式にRFQを出し、見積もりを依頼する、という流れになります。

  1. 自社内で発注条件を整理・決定
  2. 選定条件を決定
    RFIの送付
    RFPの送付
  3. 見積もりを依頼するサプライヤーを決定
  4. 見積もりを取る(RFQの送付を含む)
  5. 交渉する
  6. 評価する
  7. 契約先を決定する

見積業務において、正式な文書ではなく、口約束等で依頼することは好ましくないです。簡素的な依頼では、必要な条件が抜けていたりしてサプライヤーとのやり取りの回数が増えてしまうということにもなりかねません。

これらの依頼を正式に文書で行うことで、条件の伝え漏れが少なくなるなど、調達・購買フローの滞りを防ぐことができます。RFI/RFP/RFQの送付のステップを確実に踏むことは調達・購買活動の最適化に必要不可欠です。

 

RFI/RFP/RFQを活用して調達を最適化しよう

RFI/RFP/RFQの概要、それぞれの違い、使用する場面についてご理解いただけましたか?

最近では、見積業務だけでなく、支出分析やソーシングなど、調達活動における支出管理全般をクラウド上で行えるツールも出てきています。こういったツールを活用することで、支出の最適化が見込めます。

RFI/RFP/RFQを用いることで、調達・購買フローをスムーズに進めることができます。

本記事の内容を参考に、RFI/RFP/RFQの活用を見直してみてはいかがでしょうか。

本記事が、皆さんの調達コストの最適化の一助となれば幸いです。

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