相見積もりとは?知っておくべきポイントとマナー

「無駄なコストを削減したい」——そんなときに役立つのが、「相見積もり」です。

契約先をより安いサプライヤーに切り替えることで、すぐにコスト削減をすることができます。しかし、いざ相見積もりを取ろうとしたとき、どのように見積もり依頼先を決め、交渉をし、契約先を決定するのか、具体的な流れが分からない人も少なくないようです。

相見積もりには、知っておくべきポイントとマナーがあります。この機会に相見積もりのやり方をマスターし、社内のコスト削減を成功させませんか?

本記事では、「相見積もり」の取り方、取った後の流れを詳しく解説します。

TEXT BY Leaner Magazine編集部

相見積もりの意味とやり方を解説

相見積もりとは、複数のサプライヤーに見積もり依頼を取り、価格や条件を比較することです。

製品の購入や新たな取引先を決めるときに、1社から見積もりを取っただけでは、その価格が高いのか安いのか、条件が良いのか悪いのかを判断することができません。

より良い条件で購買活動をするためには、複数のサプライヤーを比較し、自社にとって最適な契約先を見つける必要があります。

また、相見積もりを取る際には、3つの注意点があります。

 

  • 相見積もりを取ることをサプライヤーに伝える

相見積もりを取る際には、見積もり依頼をするタイミングで、担当者に「他のサプライヤーにも見積もり依頼をしている」ことを伝えましょう。

事前にその旨を伝えずに見積もり依頼をすると、担当者が自社に契約してくれるものだと思って準備を始めてしまった場合、迷惑をかけることになります。

 

  • 同じ条件で依頼をする

相見積もりを取るときは、同じ条件をサプライヤーに提示することが重要です。異なる条件で見積もりを依頼してしまった場合、比較が難しくなったり、再見積もり依頼が必要になる可能性があります。

 

  • 予算や納期を明確に伝える

相見積もりを取る場合は、担当者に依頼をする段階で、予算と納期を明確に伝えることが重要です。「見積もり結果が予算オーバーだった」「そもそも納期に間に合わない」といった事態になってしまうと、他社比較ができませんし、再見積もりの手間もかかります。

以上の注意点は、相見積もりを取るうえでの基本です。必ず意識するようにしてください。

相見積もりの正しい取り方を7つのステップで解説

相見積もりを取ることで自社に最適な契約先を見つけ、コスト削減を実現するには、以下の7つのステップが必要になります。

  1. 自社内で発注条件を整理・決定
  2. 選定条件を決定
  3. 見積もりを依頼するサプライヤーを決定
  4. 見積もりを取る
  5. 交渉する
  6. 評価する
  7. 契約先を決定する

それぞれのステップについて、具体的に解説します。

 

1. 自社内で発注条件を整理・決定

まずは、自社内で「今どのような条件で契約しているのか」「何が問題なのか」など、現在の契約情報や改善が必要な点を整理し、サプライヤーに提示する発注条件を決定します。

 

2. 選定条件を決定

発注条件を決定したら、次は品質、価格、納期など、何を契約先の選定条件にするかを決めます。

 

3. 見積もりを依頼するサプライヤーを決定

見積もりを依頼するサプライヤーは、つまり契約先の選択肢。自社に最適な契約先を見つけるためにも、見積もり先選びは慎重に行う必要があります。見積もりを依頼するサプライヤーの決定方法は、以下の3つです。

  • インターネットで検索する
  • 専門家に聞く
  • 知人に聞く

 

4. 見積もりを取る

相見積もりを取る際には、主に2つのやり方があります。

  • 自分で実施
  • 代行会社の活用

以下でそれぞれについて説明します。

 

自分で実施

1つ目のやり方は、自分で実施するやり方です。

現在の契約先と新規サプライヤーのそれぞれに、発注条件を伝え、見積もり依頼を出します。

このやり方は一般的ですが、見積もり先選定の際の情報収集や担当者とのやり取りを全て自社で行う必要があるため、手間がかかるというデメリットもあります。

 

代行会社の活用

2つ目のやり方は、代行会社の活用です。

先ほど説明した新規サプライヤーへの切り替えは、全て自分でやらなければならないので、手間がかかります。少しでも工数を減らしたい場合は、代行会社に依頼して代わりに相見積もりを取ってもらうことも可能です。

 

5. 交渉する

相見積もりの結果が出たら、料金が下がらないか価格交渉を行いましょう。交渉には、以下の2つの方法があります。

  • スケールメリットの観点からの交渉
  • 危機感を感じさせる交渉

 

スケールメリットの観点からの交渉

まずは、スケールメリットの観点からの交渉について説明します。

一般的に、一度の発注数量が多いほうが、価格交渉に有利です。発注量が多ければ単価を下げることができるので、業者を1つに集約してバイイングパワーを高めれば、スケールメリットの観点から価格交渉がきます。以下の図をご覧ください。

 

危機感を感じさせる交渉

次に、危機感を感じさせる交渉について説明します。

相見積もりを取ったうえで、最も低かった見積もり価格をその他のサプライヤーに開示し、「価格を下げてくれないのなら、この価格を出してくれたサプライヤーと契約する」と伝えてください。

 

6. 評価する

交渉の結果や、製品のスペックを踏まえ、見積もりを出したサプライヤーを評価し、どのサプライヤーが自社に最も適しているのかを選定します。

 

7. 契約先を決定する

最後に、契約先を決定しましょう。相見積もりの結果、断ることになったサプライヤーに早急に断りの連絡を入れ、見積もりを出してくれたことへの感謝の旨を伝えるようにしてください。

 

相見積もりは戦略的に

相見積もりによってコスト削減を実現する方法をご理解いただけましたか?

相見積もりは、冒頭で紹介した「相見積もりを取ることをサプライヤーに伝える」「同じ条件で依頼をする」「予算や納期を明確に伝える」という3つの注意点と、取り組む際の7つのステップを意識して取る必要があります。

サプライヤー側も時間を割いてくれていることを忘れず、マナーを守って取り組むようにしてくださいね。