複合機・コピー機の年間コストを40%削減する4つのアイデア

突然ですが、みなさんが会社で使っているコピー機は、1枚いくらでプリントしているか把握していますか?きっと「そんなの知らないよ」という人が多いのではないかと思います。

コピー機は、印刷の要する紙代のほかにも「保守料金」がかかり、意外とコストがかかっています。コスト削減に取り組むだけで、年間で今までの約40%ものお金が浮くんです。

この機会に、コスト削減に取り組んでみてはいかがでしょうか?本記事では、「複合機・コピー費のコスト削減」を実現する方法を解説します。

TEXT BY Leaner Magazine編集部

複合機・コピー機のコスト削減をするにはどうしたらいいの?

数ある経費の中でも、「今すぐに削減できる経費」に複合機・コピー機が挙げられます。

複合機・コピー機は、ほとんどの企業が日常的に使用するものです。日常的に利用する経費の削減は、経常利益を確保するための現実的かつ効率的な方法です。

複合機・コピー機の効果的なコスト削減には、今すぐ取り組めるものから、コストや手間はかかるけど、抜本的に削減が可能なものまで、合わせて4つのアイデアがあります。

  • 相見積もり・価格交渉
  • 複合機・コピー機の最適化
  • カラー印刷の抑制
  • 印刷枚数の抑制(ペーパーレス化)

でも、複合機・コピー機のコスト削減をしたところで、どれくらいのインパクトがあるのか想像できない人も多いと思います。そこでまずは、複合機・コピー機のコスト削減に成功した企業の例を見てみましょう。

島村楽器株式会社は複合機の入れ替えにより「年間約2,500万円の大幅なコスト削減を実現」

島村楽器は、全店舗の出力機器をリコー製A4コンパクト複合機に入れ替えた。その結果、POPなどトナー消費の激しい出力ストも安価に平準化され、毎月200~300万円、年間で約2,500万円の大幅なコスト削減を実現した。同時に、スキャン機能で各店舗の書類データを本部へデジタル送信することで、郵送コストも削減された。

https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/shimamura.html

印刷枚数が多いのに、複合機・コピー機のスペックが低い。印刷枚数が少ないのに、複合機・コピー機のスペックが高い。このようなことが原因で無駄なコストがかさんでいた場合、企業の規模/利用状況に合わせた複合機・コピー機に切り替えるだけでも、島村楽器株式会社さんのように大幅なコスト削減が可能になることがあります。

カウンター料金1枚あたり何円だったら安いの?

複合機・コピー機がコスト削減にもたらすインパクトを確認できましたか?自社でも複合機・コピー機のコスト削減に取り組んでみようと思った方も少なくないと思います。

ところで、「モノクロ印刷とカラー印刷の1枚当たり単価1枚当たりにかかるコピー代」を意識したことがありますか?あまり気にしていなかった、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

まずは「カウンター料金は1枚あたりいくらだったら安いのかコピー代は1枚当たり幾らだったら安いのか」を知るところから始めましょう。

実はカウンター料金の市場価格は白黒0.8円/枚、カラー8.0円/枚です。

ただ、機種や毎月の印刷枚数によって、交渉次第で更なる値下げも可能です。
コスト削減後のカウンター料金の事例(抜粋)をご紹介します。

【製造業】社員数100~300名

印刷枚数:1,000枚(モノクロ)、1,000枚(カラー)

カウンター料金:0.8円/枚(モノクロ)、8.0円/枚(カラー)

【人材系】社員数1,000名~

印刷枚数:200,000枚(モノクロ)、10,000枚(カラー)

カウンター料金:0.6円/枚、5.4円/枚

【IT・ソフトウェア】社員数300~500名

印刷枚数:50,000枚(モノクロ)、80,000枚(カラー)

カウンター料金:0.7円/枚(モノクロ)、6.0円/枚(カラー)

複合機・コピー機の導入を検討し、業者と価格交渉をする中で、本当の市場価格を知らずに交渉するのと、きちんと市場価格を知ったうえで交渉するのでは、大きな差が生まれます。

リースと購入ではどちらが安いの?

オフィスで複合機・コピー機を使用する際は、リース契約のものか、購入するかの二つの選択肢があります。

一般的には、リース契約する企業が大半です。みなさんは、リース契約と購入はどちらが得かご存じでしょうか?

リース契約と購入の違いをメリット・デメリットで分けると、以下の通りになります。

リースのメリット

  • 支払いを経費で処理可能

購入の場合は減価償却の分しか損金にできないため、導入初年は経費計上できないが、リース代金は、毎月金額損金にできる。

  • 最新機種を導入可能

複合機・コピー機のリースは、基本的に新品のみを扱う。

  • 初期費用無し

まとまった出費を抑えられる。

  • 補償が受けられる

リース契約締結と同時にカウンター保守契約も結ぶ。

リースのデメリット

  • 総額は、購入に比べて高くなる

初期費用は抑えられるものの、総額としてみると、リースは購入に比べて高くなる。

  • 基本的に中途解約不可

コピー機は、法定耐用年数が5年であることもあり、一度リースしたら基本的に満了までリースする必要がある。

  • コピー機の所有権はリース会社

故障は契約者側の責任になる。

  • リース会社の審査が必要

契約者に借金があったり過去に未払いを起こしていた場合、契約締結不可な場合がある。

購入のメリット

  • 自社に所有権がある

好きなように使用できる。

  • 契約期間に縛られない

自由に入れ替え可能。

  • 減価償却を使って費用計上が可能

償却資産と認められるため、経費処理が可能。

購入のデメリット

  • 初期費用がかかる

まとまった出費が必要。

  • 事務処理が面倒

減価償却は数年にわたって適用されるため、事務処理が面倒になる。

  • 割高なカウンター料金

購入では、リースでは同時に契約するカウンター保守契約や動産総合保険を別途で契約しなければならないが、プランなどの割引がないので割高になる可能性が高い。

リース契約の場合は、「初期費用が抑えられ、かつ経費計上できる」経費点が、購入の場合は、「総支払費用がリース契約の時と比べて少ない点が、コストパフォーマンスが良い」点が双方の魅力です。しかし、それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社に合った導入方法を検討してください。

リース契約での複合機・コピー機の計算方法はどうしたらいいの?

複合機・コピー機のコスト削減のインパクトやリースと購入の違いについて確認できましたか?

自社でも実際にコスト削減に取り組んでみようと思ったら、まずは、どのように複合機・コピー機の毎月のコストが決まるのかを実際に計算してみるところから始めましょう。

複合機・コピー機の費用は、「機器代金」、「使用量」、「その他料金」の3つの合計によって算定されます。それぞれの詳細は以下の通りです。

  • 機器料金

機器代金とは、コピー費・複合機の代金のことで、リース契約での支払いが中心となっていることから「リース料金」と呼ばれることが多くなっています。リース料金は、コスト上大きな割合を占めています。

  • 使用料:カウンター料×枚数

カウンター料とは、1枚当たりの印刷に要する単価のこと。トナー料金や、修理費用も含んでおり、モノクロとカラーで別にかかります。

  • その他料金

その他料金は、契約形態によっては設定される最低料金や、付属設備の料金などを指します。

複合機・コピー機のコストを削減する4つのアイデア

冒頭でご紹介した通り、複合機・コピー機のコストを削減するアイデアは4つあります。

  • 相見積もり・価格交渉
  • 複合機・コピー機の最適化
  • カラー印刷の抑制
  • 印刷枚数の抑制(ペーパーレス化)

相見積もり・価格交渉

一つ目のアイデアは、相見積もりや価格交渉です。

相見積もり・価格交渉を行う際は、「見える化・プランニング」→「実行」と2つのステップを踏む必要があります。

①見える化・プランニング

まずは、相見積もり・価格交渉に向けて、自社が現在複合機・コピー機にかけている費用の状況の見える化を行います。複合機・コピー機は、企業ごとのボリューム(印刷枚数・機器第数等)に応じて適正価格が異なるため、自社の特徴を正確に把握しておかないと、かえって割高になってしまう場合もあり、注意が必要です。以下の図をご覧ください。

この図は、”カラー印刷の発注数量・カウンター料”を、市場価格と自社価格で比較して見える化した図です。

  • 発注が分散している
  • 市場価格とも乖離している

相見積もり・価格交渉を行う際は、自社の状況に応じて適切なアプローチをする必要があるので、まずはじめに自社の水準を把握することが大切です。

状況が把握出来たら、次はプランニングを行います。分散している発注、自社価格と市場価格との乖離を解決するために何をするべきであるのか、具体的な計画を立てましょう。

②実行

具体的なプランニングが出来たら。次は実際に相見積もり・価格交渉を行います。

発注が分散している/自社価格が市場価格と乖離している、という状況下では、実行に以下の2つのステップを取ります。

  • 分散している発注先を集約する
  • 市場価格の獲得に向けて、相見積もり・価格交渉を行う。

実行の際には、まず分散していた発注先を集約することで、規模の経済性が働くことにより価格交渉が行いやすくなります。また、今までそれぞれの発注先に対して行っていた購買手続きや業務をまとめて行えるようになるため、発注担当者の負担が軽減されるというメリットもあります。

契約業者の変更により、従来とは違った慣れない手続きを踏まなくてはならず、業務のオフィス/負担になることを心配している方は、契約業者を変えずに価格交渉のみ行うのであれば、従来と使用環境は変わらないので、オフィス/業務の負担は少なく済みます。

複合機・コピー機の最適化

二つ目のアイデアは、複合機・コピー機の適正化です。

先程「複合機・コピー機のコスト削減に成功した企業の例」でも説明しましたが、複合機・コピー機のコスト削減は企業の規模/利用状況に合ったものに切り替えるだけでも、大幅なコスト削減が可能になります。

カラー印刷の抑制

三つ目のアイデアは、カラー印刷の抑制です。

カラー印刷は、モノクロ印刷よりも価格が高くなっており、一般的にカラー印刷はモノクロ印刷の約5倍の価格になっています。よって、カラー印刷を抑制することは、印刷代のコスト削減に直接つながります。

カラー印刷の抑制を実行するには、以下の2つのステップが必要になります。

①現状の可視化・基準の策定

②運用・モニタリング

まず、部門別のカラー印刷の利用状況を可視化し、現状を把握したうえで、自社比・他社比で、社内での統一的な基準値を設定します。

そのうえで、「基準値を遵守しているか」など、運用・モニタリングを徹底し、基準値を上回っている部分がある場合には警告・遵守の徹底を行うことで、カラー印刷の抑制が可能になります。

この手法は、コスト削減の結果がすぐに現れますが、部門別のカラー印刷利用状況の調査を行うのも、基準を設けた後のモニタリング・指導も徹底して行わなければ意味がないため、労力がかかるほか、徹底的なモニタリング・指導により現場が窮屈な思いをし、不満の声があがる可能性もあります。

印刷枚数の抑制(ペーパーレス化)

四つ目のアイデアは、印刷枚数の抑制(ペーパーレス化)になります。

「働き方改革」が話題になっている昨今。ペーパーレスはよく耳にする言葉だと思います。

ペーパーレスを実行出来れば、紙代、印刷代が大幅に減るので、コスト削減に直結します。

しかし、一口にペーパーレスと言っても、種別により難易度は異なります。

以下をご覧ください。

  • 社内用資料 → 難易度:小

社内用資料は、(一部反発が想定されるものの)社内規定の変更が主であり、相対的に切り替えが容易です。

社内用資料のペーパーレスへの切り替えによって書類がデータ化されれば、「ファイルから書類を探して出す」など、今まで物理的に探していた情報に瞬時にアクセス可能になるので、作業効率が向上します。また、リモートでもすぐに情報を得ることが出来るようになるので非常に便利です。

  • 営業資料→難易度:中

営業資料は、投影への変更、電子データの共有(PDF等)へ移行することで概ね対応可能です。営業資料をペーパーレス化することで、重い書類を大量に持ち歩く必要はなくなるので、セールスの負担が軽減されるというメリットもあります。

  • 帳票類→難易度:大

帳票類は、e-文書法によって電子化された文書ファイルでの保存が認められるようになり、神として保存された文書をスキャンしたものも正規の文書として認められるようになったものの、法規制への対応、業務・オペレーションが伴うため、切り替え難易度は高くなります。

ペーパーレス化を実行する際は、まず社内資料から着手し、次に営業資料や帳票などの社外用資料へと拡張していくケースが多くなります。

複合機・コピー機6メーカーの特徴を徹底比較!

ここで、複合機・コピー機の大手6メーカーの特徴を比較してみましょう。それぞれ以下の通りになります。

RICOH

  • 保守拠点数が業界No.1
  • J.D POWERが実施した2019年ITソリューションズプロバイダー顧客満足度調査の独立系/ユーザー系/事務機器系SIer セグメント、および2019年IT機器保守サービス顧客満足度調査<サーバー機編>の2分野において、5年連続第1位
  • 購入時未搭載の最新機能をネットワーク経由で追加可能である仕組みを搭載した機種の販売
  • コンピュータセキュリティのための国際規格であるCC認証取得による高いセキュリティ

RICOH

京セラ

  • コストパフォーマンスが良い
  • 2019年のG20大阪サミットで使用された
  • 外観のデザイン性が高い
  • 立ち上がり・印刷のスピードが速い

KYOCERA

コニカミノルタ

  • 機種や機能の種類が多い
  • クリエイティブなデザインで、A3カラー複合機のbizhubシリーズは2019年度グッドデザイン賞を受賞
  • 世界的に権威のあるESG投資指標の1つである「Dow Jones Sustainability World Index」(DJSI World)に8年連続で採用

KONICA MINOLTA

富士ゼロックス

  • カラーコピー機顧客満足度No.1評価(参考
  • 中小企業の経営力向上を支援する「経営革新等支援機関」として掲載産業省に認定されている
  • 環境に配慮した商品・サービス

FUJI xerox

シャープ

  • どんなオフィスにも合うシンプルでデザインで、2019年度グッドデザイン賞を受賞
  • コンパクトなサイズで置き場所を選ばない
  • 業界でのCC認証取得のパイオニアで、高いセキュリティ

SHARP

Canon

  • 国内シェア率No.1
  • 画質が良い
  • インターネットを利用して複合機/レーザービームプリンター/大判プリンターの状態を常に見守り、快適な使用環境を提供するオンラインサポートサービス有

Canon

自社完結が難しいと感じたら、Leanerに相談してみよう!

複合機・コピー機のコストを削減する方法をご理解いただけましたか?

本記事で紹介した4つのアイデアは、どれも明日から実践できるものです。ただ、具体的にどのようなステップで始めたらいいのか、他社はどのような取り組みをしているのかと、疑問に思うことも少なくないと思います。

そんなときは、複合機・コピー機のコスト削減を含む間接費削減を行う「Leaner」に相談してみましょう。経費を「見える化」し、無駄を明確にすることで、自社にとって最適なコストカットの方法が分かるようになります。

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