間接費のコスト削減に必要な4つのステップ

みなさんは「間接費のコスト削減」と聞いて、具体的に何をしたらいいか分かりますか?

自社でコスト削減プロジェクトを実施するとき、何から始めたらいいのか分からない人は少なくないと思います。

コスト削減に取り組む際は、やみくもに行うのではなく、必要な段階を踏んでいく必要があります。

コスト削減に必要なステップを理解して、自社のコスト削減プロジェクトを成功させませんか?

本記事では、「間接費のコスト削減に必要な4つのステップ」をご紹介します。

間接費とは?

コスト削減に必要な4つのステップを紹介する前に、みなさんはそもそも間接費」とは何かを知っていますか?

間接費とは、製造原材料を除く、あらゆるモノ・サービスの調達費用を指します。

間接費は1費目あたりの価格が小さいたくさんの費目で構成されているため、、全体の把握・管理は難しいとされています。

しかし同時に、企業の業界・業種等に関わらず共通の費用であるため、第三者の目線を通して管理・適正化しやすいことが特徴として挙げられます。

間接費には、主に以下の費目があります。

  • 事務・消耗品費

コピー費、事務用品費、トナー代金 など

  • 旅費交通費 

出張費、交通費 など

  • 通信費

携帯電話、固定電話、固定回線 など

  • 水道光熱費

水道代、電気代 など

  • 施設関連費

清掃費、警備費、ビル管理、廃棄物処理 など

  • 各種手数料

クレジットカード手数料、銀行振込手数料 など

プロも実践するコスト削減に必要な4つのステップ

「間接費」がどのようなものかご理解いただけたら、コスト削減に必要な4つのステップをご紹介します。

コスト削減には、以下の4ステップが必要です。

  1. 現状を高い解像度で把握する
  2. ゼロベースで優先順位・アプローチを決定する
  3. 実行に移し、Quick Winを出す
  4. 評価の測定・モニタリングをする

現状を、高い解像度で把握する

1つ目のステップは、現状の高い解像度での把握です。

一般的に、勘定科目レベルで費用の推移を把握している企業は多くあります。

しかし、間接費のコスト削減においてこの解像度は不十分です。勘定科目レベルでの把握だと、コスト削減に取り組もうとしても自社のどの間接費が高いのか分かりません。そのため、削減余地も分からず、どの程度削減すれば正解なのかが分からないためコスト削減に取り組みにくい状況に陥ります。

そこで、間接費のコスト削減を行うには、まず、最終目標達成に必要な指標であるKGI、KGI達成のプロセスを評価するための指標であるKPIを設定し、比較や分析を行うことが重要です。

そのためには、経費を用途別にすべて集計し、増減を把握可能にしたうえで、類似企業の経費比率との比較を行い使いすぎの費目を特定可能にしなければならないのです

ゼロベースで、優先順位・アプローチを決める

2つ目のステップはゼロベースでの優先順位・アプローチの決定です。

みなさんの会社では、間接費のコスト削減に取り組むとなったとき費目別の優先度が決められずに金額の大きい費目から着手」 といった非効率な進め方を行っていませんか?

非効率にコスト削減に取り組むと、長期間効果が見られなかったり、実行の難易度が高く思ったように結果が出せなかったりすることが少なくありません。「電気代削減のために〇時に消灯」などの制限を設ける手法をとると、社員の業務効率に影響しコスト削減担当者へ反感を抱きやすくなるなど後ろ向きな取り組みとなってしまう場合もあります。

効率的にコスト削減を行うには、費用の規模・削減余地・実行の難易度などを総合的に鑑み、優先順位付けをして取り組んでいくことが必要なのです。

実行に移し、Quick winを出す

3つ目のステップは、実行とQuick Winの創出です。

ここで伝えたいのは、「まずは、1つ成果を出す (Quick Win) ことにフォーカスする」ことです。

成果の大小ではなく、早期に成果を出すことにフォーカスする。成果が出ることで、組織全体に、改善に向けた勢いをつくりだすこと可能です。

ただし成果を実現するために、以下の2点に留意する必要があります。

  1. 部門単独ではなく、全社的な取り組みと位置づけ、経営陣の協力・決裁を得られる環境を準備すること
  2. 対象毎に、担当・レポートライン(意思決定権限者)を明確に定めること

評価の計測・モニタリングをする

4つ目のステップは、評価の計測とモニタリングの実施です。

みなさんの会社では、コスト削減後その効果の定常的/定量的な振り返り・評価ができていますか?

現状、コスト削減の効果を定常的/定量的に振り返らない企業は多くあります。管理部・総務が大きな利益を出しても評価されないため、普段何の業務を行っているか理解されずに現場からの反発を一手に受けているケースも少なくありません。

また、やりっぱなしでは、コスト削減してもいずれリバウンドするため、継続的に効果を集計・報告することが肝要です。

定期的にレポートすることで、経営陣のアテンションをキープでき、かつ本施策担当者の利益貢献度が目に見えるようになります。

その結果、さらなる改善のインセンティブに繋がることも望めます。

利益の増加、成長の原資の獲得に向けて

間接費は費用の種類の多さ、専門性の高さから、敬遠されがちな領域です。

しかし、企業のPLに占める間接費の割合は大きく、改善余地も大きいことから、取り組み次第では早期の利益創出が可能な領域でもあります。

そのため、現状を正確に把握し、費目ごとに優先順位・アプローチを決めて早期に成果を出すことにフォーカスすることが、効率的・確実的にコスト削減を行うのに肝要です。

コスト削減に成功した後は、継続的にモニタリングを行い、成果を出した担当者を評価しましょう。

本記事を、間接費の見直しに着手する契機としていただければ幸いです。