2022.04.08

購買管理システムとは?5つの導入メリットとシステム選定のコツ

購買管理システムとは?5つの導入メリットとシステム選定のコツ

あなたは、購買管理システムについてご存じですか?

企業の支出の60-70%を占める「購買コスト」を適切に管理する上で、購買管理システムの導入は欠かせません。

この記事では、購買管理システムの5つの導入メリットやシステム選定のコツ、おすすめのシステムについてご紹介します。

ぜひ、皆様のシステム選定の際の参考にして頂ければと思います。

TEXT BY Leaner Magazine編集部

購買管理システムとは?

購買管理システムとは、その名の通り企業の購買活動の管理を行うためのシステムです。企業と企業の間で行われる購買活動は、以下のような流れで進みます。

企業の購買活動は、大きく分けると「ソーシング:サプライヤーを選定するまでのプロセス」「パーチェシング:発注、請求、納品、支払を行うプロセス」の2つに分かれます。購買管理システムには、ソーシングのプロセスに特化したものから、ソーシング~パーチェシングまでオールインワンで行うものなど幅広いソリューションがあります。

購買管理システム検討の際は、導入目的に合わせて、どのような機能を持ったシステムが最適かを検討する必要があります。

直近はシステム導入リードタイムの短縮、サーバー保守コストの削減等を理由にオンプレミス型ではなく、クラウド型で、SaaS形式(Software as a Service:サブスクリプション型の契約で、インターネット環境さえあればサーバー構築などは不要で利用できるシステム)でサービスを提供する購買管理システムの導入が増えております。

オンプレミス型である理由がよっぽど重大なものでない限り、システム検討の際はクラウド型の購買管理システムの検討をまずすべきでしょう。

日本企業における購買管理の課題

購買管理領域のクラウドサービスが何十種類も登場している欧米に比べ、日本の購買管理活動は未だシステム化されていない部分も多く、DXが最も遅れている領域の1つと言っていいでしょう。

特に、日本では海外と比べ「ソーシング」領域ではなく「パーチェシング」領域にヒト・モノ・カネの投資が多くされてきた経緯もあり、購買管理活動の中で最も重要な「ソーシング」業務がアナログに取り残されていることが多いです。

例えば、購買管理において、下記のようなアナログな業務プロセスを残している企業も多いのではないでしょうか?

・要求部門(営業、開発、設計、製造)からの購買依頼を、紙の書類やメールで個別に受け取っている
・サプライヤーへの見積依頼をメールで送付し、各社の見積書をバラバラのフォーマットで回収している
・各社の見積の比較は、見積書の結果を手動でエクセルに転記して行っている
・相見積もりを取得した結果や、サプライヤーごとの強み弱みといった情報をエクセルで管理している
・発注に至らなかった見積書やサプライヤーとの交渉経緯といった情報管理が個人任せになっている

日本企業の購買部門では、上記のようなアナログな業務が残っているため、下記の4つの課題を抱えている企業が少なくありません。

1.調達品のコスト管理、安定供給のために必要なデータが、利用できる状態で社内に蓄積されていない
2.購買担当ごとに業務が属人化し、スキルや経験によるバラつきが生じている
3.非生産的なアナログ業務が多く、本来行うべき付加価値の高い活動(査定力の強化や新規サプライヤー開拓~関係構築)に時間を使えていない
4.業務が見える化されていないため、人材育成が難しくバイヤー人材が定着しない

これらの課題を解決するためにも、購買管理システムの導入は欠かせません。

購買管理システムの5つのメリット

購買管理システムを導入すると、大きく5つのメリットがあります。

1.購買コストの適正化
2.購買活動を高度化するデータベースの構築
3.購買業務の生産性向上
4.人材育成・定着
5.コーポレートガバナンスの強化

1つずつ、分かりやすく解説いたします。

①購買コストの適正化

購買管理システムを導入すると、各バイヤーの購買業務を標準化することができます。見積書の比較軸を統一したり、サプライヤー選定のプロセスを見える化することで査定力の強化を行うことができ、結果としてコストの適正化に繋がります。

購買コストは企業の総コストの60-70%を占めると言われているので、企業経営においても非常に重要なメリットと言えるでしょう。

原材料や機械部品、金型といった製品・サービスに直接関係する目につきやすいコストだけではなく、企業横断的に発生する間接材コスト(全コストの10-20%を占める設備投資、光熱費、通信費、販促費など)も購買管理システムの仕組みを通すことにより、普段気づきづらかったコストの適正化も期待できます。

購買管理システムを導入する際は、特定の費目だけを対象にするのではなく、全社で発生するコストを対象にすることで大きな成果が望めます。

②購買活動を高度化するデータベースの構築

購買管理システムを導入することで、日々行っている購買活動のデータが自動で蓄積していきます。部品の安定的な供給体制を構築したり、原材料の高騰に対応するためには購買活動のデータ化が欠かせません。

「発注単価」「数量」といった基本的なデータだけでなく、「見積書の細かな明細項目」「相見積もり先の情報」「サプライヤーの強み・弱み」「サプライヤーとの交渉の経緯」「サプライヤー選定の理由」といった幅広い情報を自動で蓄積していくことで、自社の購買活動を高度化していくことが可能です。

購買管理システム検討の際は、上記のような情報がどのようにシステム上蓄積され、見える化されるかをチェックするといいでしょう。

③購買業務の生産性向上

購買管理システムを導入することで、購買担当者が日々メールや電話、エクセルなどでアナログに行っていた業務を効率化・自動化することができます。

一例をあげると、

・社内の要求部門から来る購買依頼を電子化し、進捗管理を行う
・複数のサプライヤーに同時に見積依頼を送付し、見積回答を統一したフォーマットで回収する
・サプライヤーとのコミュニケーションをwebのチャット上で行う
・購買を承認するためのワークフローを電子化する
・発注処理から検収、支払処理を経理システムと連携する

などの業務が自動化・効率化が可能です。

購買担当者のアナログな業務の時間を減らし、査定力の強化や人材の育成、新規サプライヤーの開拓や関係構築といった付加価値の高い活動に集中することが可能になります。

④人材の育成・定着

購買活動は業務がブラックボックス化しがちで、「OJT形式で先輩の背中を見て育てる」という形のマネジメントしかできていない企業も多いのではないでしょうか?

購買管理システムを導入することで、業務の見える化や標準化を行うことができ、人材育成もしやすくなります。

購買業務においては、部下から「交渉の結果、3社のサプライヤーからA社に選定しました」という起案をされたときに、「その部品ならB社の方が安くて良いものを作れるから、見積取り直して」といった業務の手戻りが多く発生します。
購買管理システムを導入すれば業務の進捗が早い段階から上司が部下にフィードバックを行うことができ、部下の成長スピードを早めることができるでしょう。

クラウド型の購買管理システムであれば、パソコンとインターネット環境さえあればリモートワークで業務を行うこともでき、「見積書をFAXで受け取るために出社する」「書類にハンコを押すために出社する」といった古い働き方をしなくてもよくなります。

③のメリットとも重複しますが、購買管理業務自体の生産性が向上するため、現場社員もモチベーション高く業務を行うことができ、人材の定着にも寄与するでしょう。

⑤コーポレートガバナンスの強化

購買業務は不正や法令違反が起こりやすい業務と言えます。購買管理システムを導入することで、コーポレートガバナンス上のリスクも最小限に抑えることができます。

購買管理システムを導入することで、下記のような観点でガバナンスの強化が可能です。

・サプライヤー選定のプロセスを見える化することで、バイヤーとサプライヤーが共謀して行う不正取引や架空計上を防止
・電子帳簿保存法の改正に伴う、電子取引のデータ管理(見積書、発注書、契約書等)
・サプライヤーとの交渉履歴を見える化し、下請法違反に該当するコミュニケーションがないか監査が可能

購買管理システムを導入することで、企業の経営サイド、実務サイドともに大きなメリットがあることが理解頂けたかと思います。次章より、システム選定のコツと、おすすめの購買管理システムをご紹介します。

購買管理システム選定のコツ

世の中には様々な購買管理システムが存在し、選ぶのも一苦労だと思います。この章では分かりやすく購買管理システム選定のコツをご紹介します。ぜひ、実際のシステム選定の際の参考にしてください。

5つの軸で、システム選定のコツをご紹介します。

1.クラウドかオンプレミスか

購買管理システムはクラウド型、オンプレミス型のソリューションが存在しますが、結論から言うと、よっぽどの理由がない限り、まずはクラウド型のシステムを検討すべきでしょう。

上記の比較表を見ても分かる通り、クラウド型の購買管理システムが増えてきた昨今、わざわざオンプレミス型のシステムを検討するメリットはほとんどありません。

下記の条件に当てはまる場合のみ、オンプレミス型を検討してもいいでしょう。

・非常に高度な機密情報を扱っていて、購買業務に独自のセキュリティ要件が求められる場合
・日々最新のセキュリティ情報の収集や、セキュリティツールの選定・実装に必要な知見・リソースを十分に持っている場合
・オンプレミスのシステムの開発コストやインフラコストを負担できるリソースを十分に持っている場合

2.機能の〇×表ではなく、導入目的に最も適したシステムを選ぶ

このようなシステム導入の検討をする際、細かな機能要件等をRFPにし、〇×の比較表を作ってシステム選定をすることは一般的に良く行われておりますが、機能の多寡とシステム導入によるDXの実現にはほとんど関係がありません。

購買管理システムの選定の際は、とりあえずいろんなベンダーから相見積もりを取って比較表を作るところからスタートするのではなく、「そもそも購買管理システム導入の目的は何か?」というところを明確にしましょう。

DXの成功はまず目的ありきです。「何となく業務がアナログだから、システム化しよう」というシステム導入プロジェクトは成功しないことが多いです。

・社内の購買管理業務で起こっている問題と、その原因を特定し、
・解決すべき課題(=システムの導入目的)と、課題解決後に目指すべき姿を設定し、
・原因の解消に必要な機能を持ったシステムを選定する

という流れでシステム選定を進めましょう。

3.慎重に選定を進めるよりも、「小さく始めて早く失敗し、PDCAを高速で回す」ことを許容する

経産省のDXレポート2(参照:https://www.meti.go.jp/press/2020/12/20201228004/20201228004-3.pdf)にも書かれている通り、

DX推進指標の自己診断に取り組み、結果を提出した企業の中でも、95%の企業はDXにまったく取り組んでいないか、取り組み始めた段階であり、全社的な危機感の共有や意識改革のような段階に至っていない

という現状があります。
このレポートの中で、変化対応力の高いITシステム構築のためには、

競争領域を担うITシステムの構築においては、仮説・検証を俊敏に実施するため、アジャイルな開発体制を社内に構築し、市場の変化をとらえながら小規模な開発を繰り返すべき

と指摘されています。

購買管理システムの導入は大掛かりなプロジェクトになることも多く、システム選定に慎重にならざるを得ない側面はありますが、最近は簡単に使い始められ、最低契約期間も1年程度しかないクラウドのサービスも多いです。
購買管理システム導入成功の秘訣は「クイックにシステムを導入し、高速でPDCAを回して検証すること」が重要です。

会社としてチャレンジを許容する姿勢を打ち出すことで、万が一システム導入がうまく行かなかったとしても、迅速にPDCAを回し、より良い仕組みの構築ができます。

4.ベストオブブリード型のシステム導入を検討する

ベストオブブリードとは、「ITシステム選定の際にベンダーの違いにこだわらず、各分野でそれぞれ最適な製品を選定して組み合わせること」で、「オールインワン」とは対義語になります。

昨今は様々なクラウドサービスが台頭し、特定の業務領域のデジタル化に特化したサービスも多くあります。オールインワン型のシステムは機能も豊富ですが、検討期間が長くなり、費用も高額になりがちです。また、1つ1つの機能は業務特化型のシステムに劣ることも多く、「機能豊富な大型のシステムを導入したが、現場の担当者が使いづらく、結局社内に浸透しなかった」という例もよく起こります。

また、「2025年の崖」と呼ばれる基幹システムの保守切れ問題と同時に購買管理システムの刷新を検討されている企業も多いと思いますが、基幹システムとの連携もしくは基幹システムへの購買管理機能追加を前提に検討していると、非常に長い検討期間がかかるので、DXをクイックに進めていくことは難しくなります。

できるだけ疎結合でクイックに始められるシステムを組み合わせ、スピーディーに購買業務のDXを実現するためにも「ベストオブブリード」型のシステム導入を検討するのがオススメです。

5.実務を行う購買担当や、サプライヤーにとっても利用しやすいかどうかを確認する

購買管理システムの導入を意思決定するのは経営レイヤーの企業が多いと思いますが、実際に日々システムを利用するのは現場の購買担当者や、サプライヤーです。

システムの使い勝手や社内にちゃんと浸透するかどうかは、機能比較の〇×表では表せない部分です。購買管理システムの選定の際は、システム部門や経営レイヤーだけで比較検討するのではなく、実際の購買担当にもデモ画面などで使い勝手を確認するほうがいいでしょう。

システム導入プロジェクトの成功のためには現場の協力が不可欠なので、システムを導入することの現場でのメリットも同時に伝えながら、「今のメールとエクセルの運用がシステムに変わっても、問題なく使いこなせそうだ」という感覚を現場に持ってもらうことは非常に重要です。

購買管理システム導入の意思決定自体は経営レベルで判断すべき(アナログな業務に慣れている現場から抵抗が出ることもあるので、ある程度ドラスティックな意思決定も必要)ですが、システム導入推進の担当者は、現場部門のステークホルダーをシステムの検討時点から巻き込むのが重要です。

また、購買管理システムはサプライヤーも利用することが多いので、サプライヤー側の使い勝手も確認しておくのがベターです。サプライヤーの協力を得るために時間がかかっていては、システム導入のプロジェクトが長引いてしまします。

システムベンダーに、サプライヤー側の使い勝手やメリット、利用料金や必要な環境、サプライヤーへのサポート体制なども確認しておきましょう。

おすすめの購買管理システム7選

これまで、購買管理システム導入のメリットや、システム選定のコツを紹介してきました。
最後の章では、おすすめの購買管理システムを7つまとめましたので、気になるシステムがあれば資料請求してみてはいかがでしょうか?

1.ソーシング業務の高度化に特化

Leaner見積(https://manufacturing.leaner.jp/

Leaner見積は、購買管理業務の中でも「ソーシング」プロセスのDXに特化したクラウドサービスです。
現場部門からの購買依頼の受け取りから、サプライヤーとの見積管理、稟議承認のワークフローまでを完備し、発注に至るまでの全工程をデジタル化することが可能になります。

・日々Leaner見積を通じてソーシング業務を行うだけで、自動でコスト査定に必要なデータが蓄積・可視化される
・サプライヤーへの見積依頼項目をテンプレート化することができ、スキルや経験によらず業務が標準化できる
・見積案件の進捗が見える化し、見積回答の比較表も自動で作成されるので、進捗管理やデータ入力といったアナログな業務が自動化する
・ソーシング業務のプロセスが見える化し、上司からのフィードバックも行えるのでバイヤーの育成・定着スピードが上がる

といった強みがあります。

日本電産モビリティやしげる工業、東洋電装、滝澤鉄工所といった製造業中心に導入が進みながら、リゾートトラストやオイシックス・ラ・大地など日々多くの購買活動を行っている大手企業中心に40社以上の導入実績があります。

Leaner見積のホームページはこちら

https://manufacturing.leaner.jp/

2.オールインワン型の購買管理システム

Coupa

Coupaは、Coupa Softwareという2006年にアメリカで設立された企業が提供する、ビジネス支出を可視化・管理し、継続的なビジネス改善を支援するクラウド型BSMプラットフォームです。
Coupaを利用すれば、部門横断的なサプライチェーンの戦略的意思決定の迅速化・高度化をはじめ、「いつ・どこで・何が・どれだけ買われているのか」といった支出に関わるあらゆる活動を可視化・管理しながら、コスト削減や業務効率化の機会の特定、リスクの軽減が可能になります。

SAP Ariba

SAP AribaはSAPが提供する調達から支払まですべての支出を統合・管理するプラットフォームです。提供企業は1996年にアメリカで設立され、1999年にナスダック上場、2012年にSAPに買収・統合されています。

SAP Aribaは、調達から支払いまでのプロセス、受注から入金までのプロセスのすべてまたは一部をデジタル化および統合するソリューションを提供しています。

eBuyerBrains

eBuyerBrainsは、日本ユニシスが提供する、⾒積・発注といった基幹業務に加え、サプライヤ管理機能、調達分析機能などの管理業務や意思決定支援まで広範囲に購買・調達業務をデジタル化し、調達DX(デジタルトランスフォーメーション)を実現する統合調達ソリューションです。購買期間業務、ソーシング、EDI/ポータル、マスタ管理、実績分析、単価査定、AI査定などの要素で構成され、部分的な導⼊も可能です。

3.カタログ品、消耗品購買に特化

SOLOEL購買システム「Enterprise」

SOLOEL購買システム「Enterprise」は、物品の購入から契約内容の管理まで、物品材とサービス材の購買を一つの仕組みで一元管理できるソリューションです。「間接材の購買コストを削減したい」「システムの管理コストを削減したい」「煩雑な購買業務を効率化したい」といった課題解決が可能です。

Amazonビジネス

Amazonビジネスは、Amazonが提供している法人向けECサイトです。
複数ユーザーでのご利用、お得な法人価格やボリュームディスカウント、便利な請求書払いなど、ビジネス購買にぴったりの機能やサービスを利用可能です。

モノタロウ 大企業向け間接資材集中購買サービス

モノタロウは大企業があらゆるシーンで必要な間接資材をネットで集中購買可能とし、業務プロセスの効率化・コスト削減を実現する調達ソリューションをご提供します。
これまで拠点ごと・現場ごとでばらばらに調達されていて集中化が難しかった間接資材分野において、モノタロウがECで 培ってきたデータベースマーケティングを軸にあらゆる商品を短納期かつ安定価格で調達可能にします。

最後に

この記事では、購買管理システムのメリットやシステムの選び方、おすすめの購買管理システムまでご紹介してきました。

グローバルと比べ、かなり購買業務のシステム化が遅れている日本企業では、購買活動の高度化のためのシステム導入は必須です。

もし今購買管理システムの導入を検討しているようでしたら、ぜひこの記事で紹介した会社に資料請求してみてはいかがでしょうか?

この記事が、皆様の情報収集のお役に立てていれば嬉しいです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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