2021.09.07

見積比較とは?見積書のポイント、価格や契約内容の比較方法を徹底解説

見積比較とは?見積書のポイント、価格や契約内容の比較方法を徹底解説

見積書をどのように評価すれば良いのか、比較すれば良いのか、一度は困ったことがある調達担当者は多いのではないでしょうか。サプライヤーから受け取った見積書には、要件面・価格面・スケジュール面など様々な評価ポイントが存在します。

この記事では、見積書の比較・評価を正しく進めるために押さえるべきポイントを、見積依頼時から見積書の検討時まで詳しく解説します。

                   TEXT BY Leaner Magazine編集部

    

1. 見積書の比較とは

見積業務は、企業活動に欠かせない業務プロセスです。モノ・サービスを適切に調達するために欠かせないプロセスで、見積り・調達を効率的に行うことによって、企業の営業利益率は大きく左右されます。

見積を行う際には、調達する内容によってカタログ購買や都度見積り・調達契約など様々な購買方法が存在します。また、調達条件や価格の値下げを狙う際には、複数のサプライヤーに対して見積りを依頼する相見積もりというアプローチが、多くの企業で用いられています。

相見積もりのメリットやマナー・注意点については以下の記事をご参照ください。

相見積もり・見積もりとは?意味やメリット、マナーなどポイントを解説 | Leaner Magazine|リーナーマガジン

見積書の形式や表記方法などは業者によって様々であり、見積書をひと目見ただけでは比較し難い面があります。また見積書の比較方法を誤ると、かえって高い業者を選んでしまうことにもなりかねません。

そこで今回の記事では、相見積もりのプロセスの中で、サプライヤー選定時の判断材料として欠かせない「見積書の比較」を正しく行うためのポイントとして、以下の2点を解説します。

①見積依頼の際のポイント

②見積書を評価する際のポイント

    

2. 見積依頼の際のポイント

複数のサプライヤーに見積書作成を依頼する際、見積書の記載内容が会社ごとにばらけないようにRFQを、しっかりと作りこむことが大切です。

具体的に依頼書に含める内容としては「依頼主情報」や「商品やサービスの仕様」、「数量及び単位」があります。商品やサービスの仕様に関しては、具体的にどのような商品規格や要件・仕様を自社が求めているのかを明確にする必要があります。

そして「数量及び単位」においては、各社の見積もり時の単位等が異なってしまわないように明確に指定することが大事です。

さらに意外と見落としがちなのが「受け渡し方法」「納品場所」「納期」「支払方法」「およその発注スケジュール」といった情報です。商品・サービスの価格や仕様だけでなく、発注から納入に至るまでのプロセスが明確になるように、見積依頼を行うことで、後々サプライヤーと齟齬が生じることを防ぐことに繋がります。

さらにより大規模なITシステムや高額な資材調達を行う場合には、より細かな機能要件や製品仕様を提案してもらうためのRFP(提案依頼書)を作成して、自社で選定したサプライヤーに送付することもお勧めです。

RFQやRFPの詳細については、以下の記事をご参照ください。

RFQ(見積依頼書)は調達・購買戦略に欠かせない!RFIやRFPとの意味の違いやテンプレート、書き方のポイントとは? | Leaner Magazine|リーナーマガジン

    

3. 自社に届いた見積書を比較する際のチェックポイント

この章では、実際に自社に届いた見積書をどのように評価・査定していくべきかを解説します。

     

a. 要件の評価:自社が提示した要件に見合った提案になっているか

自社に届いた見積書を確認する際に、まず大切なのは、製品仕様や規格の確認です。特に大規模なシステム開発や高額な調達案件を取り扱っている場合には、要件定義が正確になされているのかどうかも評価ポイントに含めると良いでしょう。

特に、自社がRFQやRFPで出した要望に対し、サプライヤーの提出書類における要件の網羅性、実現性が妥当であるかどうかは、実際にプロジェクトを発注できるかどうか判断を左右する点になります。

また導入後の運用まで想定した際には、それら製品・サービスの要件・仕様の拡張性についても検討することで、運用上のリスクを回避することに繋がります。

要件定義の詳細については、こちらの記事をご参照ください。

要件定義とは?正しい仕様書の書き方や注意点、基本設計や要求定義、RFPとの関係についてわかりやすく解説 | Leaner Magazine|リーナーマガジン

    

b. 価格の評価:発注方式や内訳など項目ごとに価格の妥当性をチェックする

業者により見積書の形式は様々で、たとえば広告目的でパンフレットなどの制作・発行依頼を行った場合には、制作費とは別にパンフレットの紙代・印刷代など、項目を分けて記載していることもあれば、パンフレット一式と一括表示している場合もあります。

また制作時にかかる人件費についても、工数・人数ごとに細かく価格設定がされている場合には、適切なプロジェクト人数が配置されているかどうか、アシスタントやクリエイター、マネージャーなど役職ごとの比率にも注意しましょう。

様々な商品の適正価格の算出方法については、以下の記事をご参照ください。

価格交渉がしやすくなる!原価ドリブンで見積もる原価積算とは | Leaner Magazine|リーナーマガジン

また、税務制度と照らし合わせて価格を確認することも大事です。例えば、税金については内税と外税、どちらの金額になっているか確認することを怠らないようにしましょう。

他にも送料が含まれているかどうか、発注側で行う作業はあるのか、必要がないのなら行ってもらう作業に別途費用は発生するのか確認しましょう。

    

c. 納期の評価:実現性のあるスケジュールになっているか

サプライヤーが見積書で提案した納期スケジュールの妥当性を評価することは、調達価格の検討と同じくらい大事なポイントになります。

サプライヤーから提示された納期を鵜吞みにするのではなく、納品体制がしっかりと整っているかどうかなど、サプライヤーの実行能力についても人員や設備の面から分析する必要があります。

また、納品後の支払いスケジュールについてもそれぞれのサプライヤーでどのように異なるのかを確認するようにしましょう。支払い期日や振込方法が自社の規定や財政状況に見合ったものであるかどうかに加え、入金時の振込手数料をどちらが負担するのかも重要な評価ポイントになります。

    

d. サプライヤー情報の蓄積・デジタル化を試みる

これまで見積書を比較する際のポイントとして、要件や価格、納期について解説しました。これらチェックポイントをしっかりと押さえることで、複数のサプライヤーから見積書が届いても、それらを適切に比較することができるようになります。

一方でこれら評価ポイントを知ってはいるが、実際にどれくらいの数値をターゲットに設定すれば良いのか悩んでしまう調達担当者も少なくありません。

また、価格や納期の適切な落とし所がベテラン担当者の経験則によって決定されるなど、見積比較が属人的な作業になっている部署も多いです。その場合、ベテラン担当者が異動・退職した際に、業務の質が落ちてしまう懸念があります。

従って、調達担当者が変わっても再現性のある見積もりを行うためには、これまでの調達・購買記録やサプライヤー情報をデジタル化して蓄積することがお勧めです。

また以前に行った見積もりの情報やサプライヤー契約条件をもとに、見積書を比較し、サプライヤーとの交渉で想定されうる妥協点を見極めることもできるようになります。

これら、見積・調達データの蓄積するおいてお勧めの見積管理サービスとしては、LeanerRFQクラウドがお勧めです。

Leaner見積は、企業の調達活動をデジタル化するためのソーシングプラットフォームです。

必要な機能に特化したシンプルなシステムで、見積依頼書を「5ステップ・5分」でかんたんに作成・一括依頼することが可能です。また、案件ステータス管理、期限リマインダー、比較表の自動作成、チャットコミュニケーションといった機能を通じて、見積案件をクラウド上で一元管理することができます。

RFQクラウドはA1A株式会社が提供するサービスで、製造業の直接材調達を対象として、企業の見積査定業務をクラウド上で一元管理できるSaaSとなっています。過去の見積データをクラウド上で一元管理でき、見積フォーマットを統一することも可能なため、製造業の調達部門で利用が進んでいます。

   

4. 終わりに

見積書の比較業務は、企業の調達コストを大きく左右する業務ですが、これら業務を正しくかつ効率よく行えている調達部門は決して多くありません。

近年は見積・購買プロセスのデジタル化が進んでおり、過去の見積・購買履歴やサプライヤー情報をデータとして蓄積することで、業務効率化や資材調達価格の低減を狙うことが可能になっています。

今回の記事を通じて、見積比較の業務を見直し、自社の見積・購買プロセスを改善する機会にして頂けましたら幸いです。

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