2021.03.30

調達とは?意味や購買との違い、企業における調達の重要性やコスト削減に繋げるノウハウを紹介

調達とは?意味や購買との違い、企業における調達の重要性やコスト削減に繋げるノウハウを紹介

皆様の会社では、「調達」活動を戦略的に行えていますか?

普段何気なく行っているモノやサービスの調達は、やり方1つで利益率に大きく差が出ます。調達は、企業にとって最も重要な活動の1つと言っても良いでしょう。

この記事では、そのような「調達」の基本から、社内の調達改革に必要なノウハウまで詳しく解説します。調達・購買部門の方や実際に現場で調達を行っている方、企業の調達に関わる人全員に役立つ記事となっています。ぜひご覧ください!

TEXT BY Leaner Magazine編集部

  

1.調達とは

調達の基本

調達(英語:Procurement)とは、企業が自社の企業活動に必要なモノやサービスを確保する一連のプロセスのことを指します。

調達するものにもよりますが、以下のようなプロセスで行われることが一般的です。

各プロセスを簡単に説明します。

要件定義 調達するモノやサービスの条件、予算などを決める
サプライヤー選定 決めた要件に合いそうなサプライヤーを探す(※調達コスト抑制のためにも、5社以上が望ましい)
RFP伝達 探しだしたサプライヤーに、RFP(提案依頼書)を伝達する
質疑応答 RFPに対するサプライヤーからの質問に答える
見積取得 RFPを伝達したサプライヤーから見積もりを取得する
比較検討 サプライヤーからの見積もりを様々な観点で横比較し、最適なサプライヤーを選ぶ
発注 決めたサプライヤーに発注する

調達はどのような企業においても必ず行われており、企業活動において必要不可欠な活動です。原材料の仕入れも、現場で使うボールペン1本を買うこともすべて調達活動に含まれます。

グローバルではCPO(Chief Procurement Officer:最高調達責任者)というポジションが存在したり、専門の調達部門が社内の9割以上の調達をコントロールしていることが多いですが、日本企業においてはまだまだ調達の重要性の理解が進んでいない現状があります。

日本においては、製造業・メーカーなどコスト全体における仕入原価の割合が高くなる業界では、専門の調達部門を配置していることがあります。しかし、それ以外の業界ではそもそも社内に専門の調達部門を配置しておらず、事業部ごとにバラバラに発注が行われている企業が大半です。

一方で、先進的な企業では調達の重要性を理解し、利益に貢献する重要な活動と位置づけて大きな成果を出している企業もあります。

では、なぜ調達は重要なのでしょうか?

 

企業活動における調達の重要性

調達がなぜ重要なのか。

一言で言うと、企業の利益創出に直結する活動であるからです。

調達活動を起点に企業の大半のコストが発生する以上、“調達戦略=経営戦略”であり、調達活動は本来、売上拡大や人材育成と並んで重要な経営イシューのはずです。

ところが、日本においては調達活動が「現場の努力」に委ねられている企業が少なくありません。

企業のコストには、大きく分けて「外部調達費用」と「それ以外の諸税・人件費など」の2つがあります。このうち外部調達費用はコストの約70%を占めるため、改善したときの利益創出インパクトは売上と比べて非常に大きいものとなります。

仮に利益率が10%の企業であれば、売上が5%増えたとしても5%×10%=0.5%分の利益アップ効果しかありません。しかし、外部調達費用が5%削減できたとすると、70%×5%=3.5%分の利益アップ効果があります。

このように、単純に利益創出効果の観点で見ても、調達の重要性が理解できるでしょう。特に少子高齢化が進み経済が停滞している日本においては、利益確保のためには売上を伸ばすよりもコスト削減の重要性が増してきています。

安宅和人氏の「シン・ニホン」においても、未来のための原資を作り出すために、

1.調達を見直す
2.あらゆる「コスト前提」「必要前提」を疑う
3.データドリブンに今発生してる大きなコストをしっかり解析して、打ち手を打つ

(※シン・ニホン AI×データ時代における日本の再生と人材育成 より)

などが重要であることが言及されており、企業単体だけではなく日本の社会全体における調達活動の見直しが重要であることが指摘されています。

 

調達改革はどこから手を付けるべきか?

ほとんどの企業では調達コスト改革を行う際、コストに占める割合の大きい直接コストから手を付けることが多いです。しかし、直接コストは日頃から厳しい目でチェックしているはずであり、無理に下げてしまうとサービス品質が低下したりと、将来的な売上ダウンに繋がる可能性があります。

企業の調達改革を行う際、まず始めに手を付けるべきは外部調達費用の2~30%を占める間接材コストになります。

間接材コストは直接材コストに比べ今まで取り組まれてきていないことが多く、専門部署もないため適正に管理されている企業はほとんど存在しません。それゆえに、利益創出の金脈となるポテンシャルが残されています。

間接材コストは直接材に比べ、

1.専門部署が存在しない
2.調達コストが高止まりしてしまう慣習の存在
3.コスト削減のナレッジが社内に蓄積しない
4.経営層が重要性を認識していない

など、改善すべきポイントが多くあります。

上記のような理由から、企業の調達プロセスを見直す上で、まず手を付けるべきは間接材コストと言えるでしょう。

※参考:「間接費のコスト削減」が重要な3つの理由

次の章では、調達を経営戦略の1つに位置づけ、大きな成果を上げている企業事例を紹介します。

 

2.調達の威力 戦略的な調達活動で大きな成果を上げている企業事例

①トヨタ自動車

日本の時価総額ランキングトップ(2021年3月現在)であり、製造業でありながら常時10%前後の高利益率を確保しているトヨタ自動車。

トヨタでは、「購買係心得帳」という調達における規範を、2代目社長豊田喜一郎氏が作成し、社内に徹底させたという歴史があります。

この購買係心得帳の中では、

1.常にコストパフォーマンスの高い購買を追求すること
2.優秀なサプライヤーを発掘し、複数のサプライヤーに対して相見積もりを取ること
3.サプライヤーとの癒着をせず、適切な距離感を保つこと

(※原文はこちら

など、調達で気を付けるべき基本が書かれています。

トヨタはサプライヤーと適切な関係を保ちながら、調達価格低減を行うことで常に高利益率を確保し、不況にも強い経営体制を構築しています。

 

②日本電産

名経営者としてよく名前が上がる永守重信氏が率いる日本電産。こちらもコスト意識が非常に高く、高利益率を確保している企業として有名です。

日本電産は現場レベルでのコスト改善意識が非常に高く、「日本電産のコストダウン戦略」というレポートの中でもコスト意識の重要性を指摘しています。

調達に関しても言及されており、全社での調達購買コストの引き下げが推奨されています。各部門や事業所の購買責任者からなる全社的な委員会をつくり、購入した物品の価格情報を社内で共有する仕組みを作っています。この仕組みは、より安いサプライヤーへの集中購買を可能とし、ボリュームディスカウントを効かせたり、バイイングパワーを発揮することも可能にしています。

また、定期的に調達価格の見直しや値下げ交渉を行い、その活動は何%の営業利益にあたる活動なのかを常に現場で意識しています。

実際に日本電産は2020年からのコロナ禍でも増益を続けており、企業としてのコスト意識の高さが伺えます。

 

③JAL(日本航空)

一度2010年に経営破綻したJALでは、「アメーバ経営」で有名な稲盛和夫氏による経営再建が功を奏し、2012年に再上場を果たしました。アメーバ経営とは、部門別採算制度を導入したもので、これにより、現場発で調達コストを引き下げる取り組みに成功しています。

トップダウンではなく、事業部ごとに収益責任を持たせ、仕事の成果を「単位時間当たりの付加価値」として数字として可視化することで、現場レベルでの創意工夫や努力による調達コストの削減が実現しています。

会社更生法申請前の2010年3月期決算では1,337億円の営業赤字だったJALは、再上場時の2012年には2,049億円の営業黒字を計上するなどV字回復を達成しました。

このような事例から、調達を戦略的に行うことは、企業の利益創出に貢献する重要な活動であることが分かります。

また、「サプライヤーとの適切な関係を保つ」「ちゃんと相見積もりを取って価格引き下げ交渉を行う」など、一見当たり前に見えることをいかに現場で徹底するかが重要であることも理解できます。

次の章からは、日本企業における調達を取り巻く現状や課題、その解決策について説明します。

 

3.日本企業における調達の課題

これまで、「調達」の重要性と、戦略的に調達を行っている企業の事例を紹介しました。しかし、実際には戦略的に調達を行えている企業は少なく、思うように成果が出せていない企業が大半です。

日本企業でよくある調達の課題としては、

1.専門部署の不在
2.サプライヤーの固定化・コストの聖域化
3.属人的な調達活動

があります。1つずつ分かりやすく説明していきます。

 

①専門部署の不在

欧米では社内の外部調達費用の9割以上を調達部門が管理していることが一般的ですが、日本ではそこまで徹底できている企業はほとんどありません。

製造・メーカー業界では「調達部門」が存在する場合が多いですが、それも原価にあたる直接材のみを管掌していることが多く、コスト削減に繋がる間接材の調達プロセスはブラックボックスのままであることが多いです。

日本企業では、例えばオフィスの什器備品は総務部、PCや携帯・ネット回線は情報システム部、販促物は営業部…、というように、間接材の発注は複数の部署で行われることが当たり前となっています。

間接材調達の専門部署がないことにより、責任の所在が曖昧になったり、調達コストを改善しようとしても現場任せになったりします。また、調達ナレッジが組織知として溜まらなくなったりと、調達の専門部署がないことは、間接材のコスト改善が進まない大きな要因となっています。

 

②サプライヤーの固定化・コストの聖域化

「この発注は、いつもの○○さんにお願いしといて」

社内でよく聞く言葉ではないでしょうか?

BtoBのサプライヤーが多く存在する日本では、細かい要望を聞いてくれる便利な三河屋さんのようなサプライヤーが少なくありません。現場レベルでは、毎回の調達のたびに、しっかりサプライヤーを選定し相見積もりを取ることが面倒になり、つい「いつものあの人」に発注をしてしまいがちです。

この状況が常態化してしまうと、サプライヤーの競争環境を醸成することができず、調達コストの高止まりを招いてしまいます。

また、サプライヤーとの互恵関係(サプライヤーがお客様でもある場合)により、経済合理性を検討せずに発注することや、売上と直結している販促・マーケティング費用に過剰に支出を行うことも多くあります。ある意味、これらのコストが「聖域化」してしまい、費用の見直しができずに価格が下がらないという自体を招いています。

 

③属人化した調達活動

間接材の調達を統括している専門部署が存在しない日本では、調達に関するナレッジが属人化してしまいがちです。

総務部のAさんは電気代の削減にとても詳しく、情報システム部のBさんは携帯料金の削減に詳しい、といった形です。

調達のナレッジが属人化してしまうと、その担当者が部署異動や転職してしまった際に、ナレッジごと失われてしまいます。

直接材に関しては調達ナレッジを社内で共有している会社も多いですが、コスト改革を成功させるには同じように間接材の調達ナレッジも蓄積していく必要があります。

特に間接材調達は担当部署が複数にまたがることが多いため、クラウドシステムなど共有が簡単なプラットフォーム上にナレッジを蓄積することが重要です。

 

課題の真因は、アナログな調達プロセスにあり

今まで挙げたような代表的な課題の真因は、アナログな調達プロセスにあります。第1章で紹介したような調達の一般的なプロセスがデジタル化されている企業は、実はほとんどありません。

下記プロセスのほとんどが、メールやFAX、電話で行われており、担当者レベルでもバラバラに管理されていることがほとんどです。

調達はDXが大きく遅れている業務領域の1つであり、このプロセスをデジタル化することは喫緊の課題であると言えるでしょう。

マッキンゼーのDXレポートでも、調達の業務ドメインは収益改善効果が大きく、実現可能性も高い領域となっており、「社内のDXを進める」という観点でも取り組み優先度が高いとされています。

アナログなプロセスを放置しておくと、

現場に多大な業務負荷がかかり、1つ1つの調達の精度が下がる
・結果として、調達コストが高止まりしてしまう
データとして調達活動が記録できないので、ノウハウが属人化してしまう

など様々な弊害が起こります。

まずは調達プロセスをデジタル化し、アナログなプロセスを排除していくことが重要でしょう。

 

4.調達を戦略的に行い、コストを抑制するノウハウ

前の章では日本企業の調達の課題を説明しましたが、この章では課題に対する解決方法を紹介します。

①まずは、調達プロセスのデジタル化を行う

どんな業務においても、課題の発見と改善のためには「プロセスを可視化すること」が必要です。

調達プロセスがデジタル化されていないと、プロセスのどこに課題があるのかが見やすくなります。また、デジタル化することにより過去の調達活動の履歴も残り、改善するための振り返りが可能になります。

調達プロセスをデジタル化することで以下のようなメリットがあります。

・メールや電話などで各サプライヤーと個別に行っていたやり取りを、案件ごとに一元化でき、無駄なコミュニケーションコストが減る
・見積もりを依頼したサプライヤーの見積もり結果や比較検討の結果が蓄積するので、社内に「調達活動」のナレッジが溜まる
・各プロセスが可視化するので、どこに課題があるのか把握できる
・調達活動に対するデータが溜まり、現場の活動を適正に評価できるようになる

 

②相見積もりを徹底し、最適な条件のサプライヤーを獲得する

日本においては世の中に数十万社のサプライヤーが存在し、提供しているモノやサービスも千差万別です。

価格や品質、納期など様々な観点から自社に最適な条件のサプライヤーを見つけ出すためには、「相見積もり」を徹底することが非常に重要です。

相見積もりの実際のやり方やノウハウについては、下記記事を参考にしてください。

特に、日本企業では売上原価にあたる「直接材」に関しては相見積もりが徹底できている企業が多いものの、それ以外の「間接材」においてはそれほどである企業がほとんどです。企業によっては、そもそも見積もりを取らずいつものサプライヤーに電話1本で発注している場合も多く、これではコスト改革を進めることは難しいでしょう。

相見積もりの徹底によるコストインパクトは大きく、1社にしか見積を取らない場合と5社に相見積もりを取った場合では、実に14%もコストが下がるという研究結果も存在します。

もちろんサプライヤーの評価軸は価格だけではないですが、相見積もりの徹底は最適なサプライヤーを獲得するために重要です。

 

③新規サプライヤ―開拓による競争環境の醸成

日本にはサプライヤーとなる企業は数十万社以上存在し、どの企業にも「三河屋」のような便利で融通の利く業者が存在するでしょう。

しかし、サプライヤーの固定化は調達コストが高止まりする大きな要因となります。

自社の調達改革を行う場合、まずは現在発注しているサプライヤーがQCD(品質、価格、納期)の観点でも本当に適切かどうかをしっかり検討する必要があるでしょう。

調達コストの抑制においては、常に新しいサプライヤーを探し、健全な競争環境を醸成していくことが非常に重要です。

世の中では絶えず技術革新や法規制の緩和が起こっており、それに伴って既存のサプライヤーに対して圧倒的にコストパフォーマンスの良いサービスを提供する企業の出現が頻繁に起こります。

例えば下記のような例です。

・携帯料金:MNOキャリアに対するMVNO事業者の出現
・電力料金:電力自由化に伴う新電力事業者の出現
・デジタルデバイスの料金:技術革新による原価低減
・システム費用:オンプレミスのシステム構築が得意なSIerに対するクラウド型SaaS企業の出現

このような新規のサプライヤーの出現を常にウォッチし、既存サプライヤーからの切り替えを行うことで調達コスト抑制に大きな効果があります。

 

④調達・購買部門だけではなく、現場部門の調達活動を見直す

企業の支出のほとんどが調達・購買部門で管理されている欧米企業と比べ、日本企業では調達活動が集約されておらず、現場部署での発注が多いという特徴があります。

特に、1件1件の金額が比較的小さい「間接材コスト」は事業部内で決裁してしまうことが多いため、調達コストが最適かどうかがブラックボックスになりがちです。

日々調達業務以外で忙しい事業部門では、調達活動において相見積もりを徹底することが面倒なため、「いつものサプライヤー」に頼んでしまうことが黙認されがちです。

しかし、現場レベルでの調達活動を見直さない限り、全社的なコスト改革は実現しません。

・経営レベルから、調達改革の必要性を周知する
・一定金額以上は相見積もりを5社取ることを徹底させる
・見積プロセスをデジタル化することで、現場の相見積もりの負荷を減らす
・相見積もりを取った結果下がったコストを可視化し、担当者を評価する

など、現場レベルでの調達活動を見直し、適切に評価することにより全社のコスト改革を実現することができます。

メールや電話、FAXなどアナログなプロセスを放置したまま調達改革を行うと、現場の負担が増えてしまいます。調達改革を行う際は次の章で紹介するようなシステム導入を検討するのも良いでしょう。

 

5.企業の調達活動をDXするサービス

これまで調達活動を見直すことの重要性を説明してきましたが、クラウド型のSaaSやシステムを導入することですぐに調達改革を実現できます。

最近はオンプレミス型で複雑なシステム構築が必要な時代ではなく、クラウド型のサービスを気軽に導入することができます。この章では、企業の調達活動をDXするシステムを5つ紹介します。

1.Leaner(リーナー)

2019年創業の株式会社Leaner Technologiesが提供する「Leaner」は、企業のコストの中でも製造原材料以外の間接材コストの調達に特化したSaaSのシステムです。

調達・購買部門での利用を前提としていたこれまでの購買システムとは異なり、現場部署の担当者が一目で使えるようになる優れたUI/UXであることが特徴です。

栗田工業、オイシックス・ラ・大地、ネオキャリア、オリオンビールなどで導入され、様々な業界の調達コスト改革に貢献しています。

・たった5ステップで見積依頼が完了し、見積にかかっていた工数が50%以上削減
・サプライヤーから提出された見積も自動で集計され、横比較が簡単
・サプライヤーとのやり取りがチャットで可能。案件ごとの交渉履歴を蓄積
・過去の見積データが全て蓄積し、戦略的な調達活動が実現する

「調達・購買部門が存在し、全社的な調達改革を行おうとしている企業」、「調達部門が存在しないが、現場レベルでの調達活動を見直してコスト改革を行いたい企業」どちらにもおすすめのサービスです。

  

2.RFQクラウド

A1A株式会社が提供する「RFQクラウド」は、製造業の直接材調達の見積査定業務をクラウド上で一元管理できるSaaSです。

過去の見積データをクラウド上で一元管理でき、見積フォーマットを統一することもできるので、製造業の調達部門を強くすることができます。

HPによると、沢井製薬やブルボンで導入され、戦略的な調達組織構築に貢献しています。

RFQクラウド

  

3.CADDi(キャディ)

キャディ株式会社が提供する製造業の受発注プラットフォーム「CADDi(キャディ)」は、金属加工や産業機械の装置一式など様々な品目の自動見積や最適な価格での受発注が可能なプラットフォームです。

最短2時間で見積を取ることができ、良品率・納期遵守率ともに99%以上の高いQCDを実現しています。

川崎重工業、北陽電機などに導入され、調達コスト削減に貢献しています。

CADDi

  

4.モノタロウ

東証一部上場の株式会社MonotaROが運営する「モノタロウ」は間接資材(MRO)専門のECサイトと、間接資材集中購買サービスを提供しています。

ロングテールと呼ばれる副資材・MRO領域に強みを持ち取扱店数は1,800万点以上。利用料金が無料で始められる集中購買サービスでは、現場がそれぞれ発注している多品種・小ロットな間接資材を、「誰が」「どこで」「いくら」発注しているのかを可視化し、一元管理することができます。

様々な購買管理システムと連携することもでき、調達業務のDXを進めることが可能です。

導入社数は1,000社を超え、製造業中心にあらゆる業界・業種で導入されています。

モノタロウ

  

5.Amazon business

Amazonが運営する「Amazon business」は、個人向けのAmazon.co.jpに、ビジネス向けの機能やサービスを追加した法人向けECです。

東証一部上場企業のうち75%がAmazonビジネスに登録しており、大企業から公的機関まであらゆる業種をカバーしています。

個人向けのAmazonよりもさらに安い価格での購入が可能で、請求書払いや法人カード、代金引換など様々な支払方法が選択できます。

大企業向けには購買分析やワークフロー、SSO(シングルサインオン)などの機能も提供しており、他の購買管理システムとも連携が可能です。

Amazon business

 

いずれも調達業務のDXを進める上でおすすめのサービスとなっています。調達のDXが気になっている方は、まずは各社に資料請求してみてはいかがでしょうか?

  

調達を戦略的に行い、筋肉質な企業経営を実現

調達の重要性や日本企業が抱える課題、および解決方法や最新のソリューションに到るまで、調達について幅広く紹介してきました。

調達活動を経営戦略と捉え、戦略的に行っている企業は筋肉質な企業経営を実現しています。売上向上が難しい昨今、調達改革を行ってコストを最適化し、利益を確保することの重要性は日々増しています。

また、調達改革はアナログなプロセスを放置していては実現しません。前の章で紹介した調達プロセスをDXするソリューションを導入し、プロセスの一元管理や現場の業務工数の削減も同時に行う必要があるでしょう。

今一度社内の調達業務を見直し、経営レベルから「調達の重要性」を再認識してみてはいかがでしょうか?

本記事が、皆様の社内の調達改革のきっかけとなれば嬉しいです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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