<3分で振り返り> バックオフィス部門が”紙&エクセルを脱却する”ために必要なこととは|Leanerセミナーレポート

 

コロナ渦が続く中、企業は社内のDX(デジタルトランスフォーメーション)を進め、業務効率化・コスト削減を進めることが求められています。特にバックオフィス部門では、未だに紙やエクセルが多く残っており、業務改善余地が大きいのが実情です。

企業がバックオフィス部門のDXに取り組むために必要なこととは何でしょうか。
また、DXすることで、どんな世界が生まれるのでしょうか。

本テーマについて、2020年11月19日(木)にコクヨ株式会社の渡部氏をお招きし、株式会社Leaner Technologies COOの田中との共催セミナーを開催。

本記事では、当日の様子とともに「バックオフィス部門をDXするために必要なこと」や、「DXによって実現する世界の具体像」についてお伝えします。

 

渡部 善之 | コクヨ株式会社

事業推進センター ネットソリューション事業部 @Tovas推進グループ 15年間帳票に関連する様々な業務で上流工程から下流工程までを対応し「帳票親方」と呼ばれています。2018年コクヨ株式会社へ入社し、システム担当から方向転換し営業となった新米営業です。培ったノウハウを利用して様々な角度で帳票に関する業務の問題解決をご提案しています。

田中 英地 | 株式会社Leaner Technologies COO

一橋大学卒業後、2013年にA.T. カーニーに入社。
あらゆる業種・業態の企業を顧客に、新規事業、ビジネスデューデリジェンス、中期経営計画、マーケーティング、BPR、調達改革など、戦略からオペレーションまで幅広い業務に従事。マネジャーへ昇進したのち、2019年6月よりCOOとして株式会社Leaner Technologiesへ参画。

 

バックオフィス部門のDXで実現する世界

バックオフィス業務におけるDXの進め方

―本日はDXがテーマですが、ズバリ渡部さんが考える「バックオフィスのDX」とは具体的にどのようなものでしょうか?

渡部:DXという言葉の意味が抽象的なので、なかなか現場の日々の業務に紐づきにくいのが実態かと思います。私は、「紙に出力したり、書く業務をデジタル化する」といった“日頃の具体的な業務”に変化を起こし続けることが、企業がDXを推進する上で重要な考え方だと考えています。

渡部:そのうえで、ポイントは2つあると思います。1つは、「デジタル化する目的を明確にすること」。

*コクヨ社が提供する「@Tovas」
-帳票をFAX、メール、郵送など様々な方法で送信できるクラウドサービス

  

紙を出力する便利さもたしかにありますが、デジタル化することのメリットは計り知れません。業務が効率化されるだけでなく、オフィスで紙を出力する必要がなくなるため、リモートワークの促進にも寄与します。これらの中でDXを推進する目的を、自社の状況に基づき整理することが重要です。

2つめは「段階的にデジタル化すること」。そもそも人間は、変化に対してネガティブに感じやすい生き物です。

だからこそ、すべての紙を一気になくすのではなく「少なくする」くらいから始めていく意識が非常に重要です。「身近な業務の中で印刷しなければならない業務を出来る限り少なくする」ということから取り組むべきだと考えています。

*@Tovasはスモールスタートしやすいしくみを採用している

 

田中:最近、Leanerのお客様から会計データを上手く活用したい、というご相談をいただくことが多くなってきています。クラウドの会計ツールの普及によって電子データが溜まってきているので、このデータを上手く活用したいという考えが背景にあるようです。

会計データを自社で分析する際、膨大なエクセル業務が発生してしまいますので、ITツールを活用することで「分析にかかる業務工数」の削減につながります。

また、コスト削減に取り組む場合、属人的になりがちでノウハウが組織に溜まらないという課題もよくお聞きします。デジタル化することで社内のノウハウを蓄積していくことに繋がるため、デジタル化することは有効でしょう。

渡部さんがおっしゃるように、メリットが明確であればあるほど、デジタル化は進みやすい印象がありますね。一方で、なかには「一気にやり切ろう」と考える方も少なくありません。「段階的に進める」というのは、結果的に最速でDXを実現するために重要な考え方でしょう。

 

DXで実現する世界

―「DXを実現することのメリット」について、もう少し詳しく教えてください。

渡部:初期的には、「コストインパクト」「業務効率化」の2軸があると思っています

コストインパクトとは、デジタル化されることによって業務にかかっていたあらゆるコストが削減されることを指します。たとえば我々の提供するサービス領域ですと、そもそも紙を印刷するのにかかっていたコピー代が削減されることなどが該当します。

業務効率化は、これまで人が行っていた業務負荷が軽減されたり、効率化されることを指します。

何より、この2軸は「効果を実感しやすい」のです。まずはこれらを目的としてDXに取り組むことで、無駄なコストや現場の業務負荷が小さくなっていきます。成果を出しながら社内のムードを高め、同時にデータを蓄積していくことで、中長期的には、浮いた人材リソースとデータを活用した「付加価値の創出」が可能になっていきます。

田中:全く同感です。Leanerでも、お客様に「業務プロセス改善に取り組みながら、まずは取り組みのしやすいものからコストインパクトを出していきましょう」とお話させていただきます。

特に、はじめに行う「支出を細かく可視化する」工程では、思ってもみなかった支出のムダが見つかることも少なくありません。しかもこれを、お客様の負荷をほとんどかけずに実現することができる。

*「Leaner」の管理画面イメージ

また、デジタル化のメリットでもう1つ重要だと思うのは「成果を社内に周知しやすいこと」です。システムを活用することによって、定量的に改善状況を把握できるため、成果が目に見える形で表出します。こうした情報があれば、レポーティングも行いやすくなるでしょう。

取り組み成果をきちんと共有することで社内で正しく評価され、現場の方々のモチベーションアップにも繋がります。これが、DXで実現するうえでは非常に重要だと考えています

 

まとめ

  • DXする目的を整理し、身近な業務から着実にDXしていくことで、成果に結びつく
  • DXを進めるうえで、まずは「コストインパクト」「業務効率化」の2つのメリットを意識することが重要
  • DXを実現すれば、既存業務負荷が軽減し、新しい発見や取り組みにつながる

 

*各社のサービスが気になった方は、ぜひチェックしてみてください。

@TOVAS:コクヨ社が提供する帳票Web配信クラウドサービス

https://www.attovas.com/

Leaner:Leaner社が提供する支出管理プラットフォーム

https://leaner.jp/services

 

*今後もLeanerでは、「コスト削減を、ぐっとスマートに」するためのウェビナーを開催しています。ぜひチェックください!

イベントページはこちら↓

https://leaner.jp/event/