出張費・旅費交通費の経費削減| 出張旅費規程や出張手当、出張管理システムについて詳しく解説

企業によって、旅費交通費は大きくふくらみがちな経費の1つです。その中でも出張費には、レンタカー代や公共交通機関の運賃、ホテルの宿泊費までたくさんの費用がふくまれます。また社内で旅費規程をつくることで、通信費や食費をどの程度出張手当と見なすのかが変化します。

出張費は対象となる費用項目が多いため、精算処理や報告書にかなりの業務コストがかかってしまうのも特徴です。今回の記事では、出張費のコスト構造や計算方法についてくわしく説明し、コスト削減方法や出張管理システムのサービス比較まで解説します。

TEXT BY Leaner Magazine編集部

    

出張費・旅費交通費とは?

出張費は会計上、勘定項目の旅費交通費に含まれます。旅費交通費には、出張にかかった費用以外にも、会社の業務にかかわる近距離移動の運賃やタクシー代なども含まれます。

出張費は、出張など遠距離の移動にともなう出費を指します。具体的には、遠距離移動でかかった交通費や宿泊費を指します。会社によっては、出張時の食費や接待費、通信費等が出張手当として支給され、出張費に計上されることがあります。

    

出張旅費規定とは?

出張等にかかる支出を勘定科目「旅費交通費」として処理した場合、課税されることはありません。そのため、会社としては交通費や宿泊費、通信費や食費など、出張時にかかる様々な支出を「旅費交通費」に計上し、経費として処理したいところです。

しかし経費としてあつかう金額が大きすぎる場合には、国税庁の税務調査で修正を求められてしまうことがあり、注意が必要です。

こうしたグレーゾーンを明確にできるのが、出張旅費規定です。通常、出張費には交通費と宿泊費が含まれます。しかし出張旅費規程を社内で作ることで、出張時の食費や通信費の中で出張手当として支給できる範囲を規程し、経費として処理できる支出を明確化できます。

これは従業員にとっても大きなメリットがあります。

なぜなら、出張時の食費や通信費を出張手当として支給できない場合、従業員の給与と合わせて支給することになります。しかし、それでは社員の所得が増えたとあつかわれ、個人に対する所得税や社会保険料が上がってしまいます。

したがって、出張旅費規程をつくることは、会社と従業員の双方にとってメリットがあります。

    

出張費・旅費交通費のコスト構造

出張旅費規程が作成されている場合、出張費・旅費交通費は「交通費」「宿泊費」「出張手当」の合計で決まります。

出張費旅費交通費 = 交通費 + 宿泊費 + 出張手当

交通費には、遠距離移動にかかった高速道路料金やガソリン代、公共交通機関の運賃や航空券が該当します。

出張手当は常識の範囲内で支給することになっていますが、相場が気になる際には産労総合研究所の2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査を参考に決めることがおすすめです。

産労総合研究所の調査によれば、出張手当の相場は以下のようになっています。

(国内出張の場合)

日帰出張の日当平均支給額:部長クラス2,491円、一般社員1,954円宿泊出張の日当平均支給額:部長クラス2,900円、一般社員2,355円

(海外出張の場合)

日当の平均支給額:北米地域で部長クラス5,593円、一般社員4,913円

         中国で部長クラス5,185円、一般社員4,514円

    

出張費・旅費交通費の経費削減方法

出張費 ・旅費交通費 を削減する方法は、大きく3つあります。

  1. 代表的な4つの交通費の削減を検討する
  2. 旅行代理店と法人契約を結ぶ
  3. 出張管理サービスを導入する

それぞれの削減策について以下で説明します。

   

交通費の経費削減

交通費は、各移動手段ごとに削減策があります。

   

車の場合

営業の際にかかせないのが、社用車です。企業によっては、営業が社用車を利用してかなりの距離を移動することがあります。その遠距離移動で欠かせないのが高速道路です。

高速道路の利用ではETCカード料金が掛かります。カーリースの契約時に業者と価格交渉することで、ETCカード料金の割引を受けられる場合があります。

さらに、複数の企業同士で協同組合を組織し、ETCカードの共同利用・共同購買を行うことで、スケールメリットを生かし、安価な料率での契約を獲得できる仕組みもあります。これは自社単独では価格交渉ができない中小企業におすすめです。

また社用車ではなくレンタカーを利用する場合、楽天Racco等の法人向け出張管理サービスを活用することで、予約時の最安価格で車をレンタルできます。

高速道路料金(ETCカード料金)の経費削減について、詳しくはこちらをご参照ください。

高速道路料金の経費削減|旅費交通費のなかでも削減しやすいコストのしくみや削減アイデアを徹底解説 | Leaner Magazine|リーナーマガジン

   

航空券の場合

日本国内の遠隔地や海外への出張でよく利用されるのが航空機です。航空券の購入では、「正規割引運賃(PEX)」を利用している企業が圧倒的に多いです。

正規割引運賃は航空会社が設定している価格であり、客席利用率に比例しています。予約が入れば入るほど、値段が上がりますが、早期購入することで低価格で入手できます。

旅行代理店を利用する場合、直前期になっても比較的低いレートで航空券を購入できる可能性があります。これは旅行代理店が、航空会社の年間のシートをあらかじめ安価で大量におさえているためです。

旅行代理店からは手数料が加算されますが、価格交渉をすることで代理店が航空会社から購入している企業契約レートに近い価格を利用できる場合もあります。そのためには旅行代理店を1か所に集約したり、社員旅行でもその代理店を利用することで年間渡航回数を増やし、バイイングパワー(購買力)を強める必要があります。

   

電車の場合

新幹線を利用した遠距離移動は、移動スピードや利便性から、車や航空機と比べて相対的に利用が多くなります。

この際、JR東日本「えきねっと」、JR東海の「エクスプレス予約」、JR西日本「JRおでかけねっと」、JR九州「JR九州列車予約サービス」等を利用して割安チケットをおさえることが有効です。

従業員の多い企業では、企業全体で年間数百回以上も新幹線を利用した出張があります。割安チケットの予約・購入や領収書の管理、各部署での経費精算など事務コストの観点からも負担が増加します。そうした場合には、出張管理サービスなどを導入して経費管理を効率化していくことがおすすめです。出張管理サービスについて、くわしくは次の章で説明します。

   

旅行代理店との法人契約を結ぶ

旅行代理店と法人契約を結ぶことで、航空券の企業契約レートを利用できるなど移動にかかる費用を削減できます。また宿泊費についても、旅行代理店が提携しているホテルの利用を条件に、宿泊単価を数パーセント下げてもらうよう交渉することができます。

さらに法人契約を結ぶことで、旅行代理店から請求書を一括で発行してもらえるようになります。これによって各部署ごとに旅費交通費の清算をしたり、出張旅費規程に準じているかどうかをその都度確認する必要がなくなります。そのため、業務コストの面でもかなりメリットを得ることができます。

一方でデメリットとしては、旅行代理店が提携関係を結んでいない宿泊施設を利用する場合、値引きを期待できない点です。海外出張と国内出張問わず、都市部は対応できていても地方・近郊にある取引先のオフィスに出向く場合はコストが相対的に高くなってしまう可能性があります。

   

出張管理システムを導入する

出張費 ・旅費交通費 は「交通費」「宿泊費」「出張手当」で構成されていますが、これらに加えて出張の予約・精算業務にかかる業務コストが大きな負担になります。

そうした業務コストと交通費、宿泊費を同時に削減できるのが、出張管理システムです。このサービスを利用することで、各種交通機関のチケットや宿泊施設を最安値で予約できます。

出張 ・旅費交通費 の申請から承認、予約から精算までを一元管理できるようになり、部署ごとに経費処理する必要がなくなります。またカラ出張や出張費用の着服など不正行為を監視することにも役立ちます。

さらに出張管理システム上で宿泊施設や新幹線チケット、航空券の支払いに法人カードを一律で設定することで、ポイントやマイルなどを貯めて、出張費・旅費交通費自体の削減につなげることもできます。

   

出張管理システムとは?おすすめの出張管理サービス会社4選

代表的な出張管理システムは以下の4つとなります。

    

マイナビBTM

マイナビのBTM(ビジネストラベルマネジメント)は出張の際に必要な飛行機や新幹線のチケット、宿泊先などの一括手配を行うことができるサービスです。

予約時の最安値をリアルタイムで把握し、旅費規定で設定された予算内で予約できるため、経費削減にも役立ちます。特に日本国内での出張が多い企業におすすめです。

   

楽天Racco(ラッコ)

楽天Raccoはホテルや国内航空券だけでなく、国内レンタカーの予約も利用できることが特徴です。1か月の利用分を1枚の請求書にまとめるので、出張者の立替払いや経費精算もなくなり、生産性向上に繋がります。

金券付きプラン、食事付きプランの予約制限や、エリア・役職ごとに宿泊上限金額の設定ができることが特徴です。

   

J’sNAVI NEO

JTBのJ’sNAVI NEOサービスを利用することで、航空機・新幹線・ホテルなどの国内外チケットを手軽に手配できます。予約情報を出張申請・報告書と連携することで、出張者による申請・精算業務に加えて、上長や管理者による手配内容のチェック・承認がスムーズになります。

また「出張者の精算データ」「チケットの利用実績データ」「請求データ」の3つのデータ連携して分析することで、より最適な予約を促してくれることが特徴です。

   

GBT NTA

アメリカンエキスプレスが提供するGBT NTAでは、会社が定める出張規程に沿った旅行手配を行うだけでなく、規程外手配の承認理由の記録も行ってくれます。

航空券の購入金額データだけでなく、出張者の予約履歴やその他航空ルートなど多様なデータを取得・蓄積していることが特徴です。これら予約時しかとれないデータも記録することで、無駄な予約などを「見える化」し、最適な予約方法を出張者に対して提供することが可能になります。

さらには購買方針に沿った航空会社やホテルへの手配誘導等など、きめ細かい対応をしてくれることが特徴です。

   

旅費交通費の管理で注意したいポイント

出張費がふくまれている旅費交通費は、扱いが難しい勘定科目です。実は、会社の業務にかかわる全ての移動の費用が旅費交通費になるわけではありません。

たとえば取引先と会食した後に相手方をタクシーや車などで送迎した場合、この際の交通費は接待交際費として計上することが適切です。

新商品の宣伝をするために各地で展示会を行う場合、イベントにかかった社員の旅費は広告宣伝費として計上した方が正しいケースもあります。

また旅費交通費は、ついつい出費がかさんでしまう費用でもあります。出張等の申請や承認を行うまえに、出張の必要性を検討することはとても重要です。

コロナ禍で、テレワークを導入する会社も増えており、出張の必要性も下がっていると言えます。

テレワークの利用はとても高いコスト削減効果をもたらすので、出張を申請・承認する際にテレビ会議で代替できないかどうか検討してみるといいでしょう。

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終わりに

出張費は、従業員が増えるほどに増加していく支出です。経費の中でもコストダウンしやすい費目であり、様々なコスト削減策があります。

また実費以外でも、出張費の精算処理や報告書作成に多くの業務コストを割いている会社も少なくありません。

ぜひ今回の記事を通じて、出張費のコスト削減や業務効率化に取り組まれてはいかがでしょうか。