コスト削減効果も抜群!?Web会議システム導入のメリットについて解説

遠隔地との打ち合わせを手軽にし、働き方改革への取り組みとしても注目されている「Web会議」。

やり取りが全てインターネット上で行われるため、参加者全員が離れた場所にいても映像や資料を共有することができる、便利なしくみです。

Web会議は、業務効率化や遠隔地とのコミュニケーション円滑化を図るという目的だけでなく「コスト削減」の打ち手としても効果的です。

本記事では、社内、社外の2つの場合においてコストの観点からWeb会議と対面会議を比較し、Web会議システム導入のメリットとデメリットを紹介します。

TEXT BY Leaner Magazine編集部

                

Web会議システムを導入するとどのくらいコスト削減効果があるの?

一般的に、会議を開くのは手間がかかります。

会議室までの移動や、資料印刷、場所の確保などの事前準備が必要です。また、勤め先での会議に出席するだけでなく、わざわざ県外や海外で開かれる会議に出向いている方も少なくないと思います。

また商談においても、営業担当社員は外回りする必要があり、移動に時間やコストがかかります。

Web会議に切り替えれば、これらの手間を省くことが可能です。

社外、社内の場合に分けて、実際に数字で比較してみましょう。

           

【社外】首都圏を外回りする営業担当社員の場合

対面で会議を行う場合                

※1週間営業外回りに使う電車賃を2,500円だとします。

1ヶ月の交通費:週2,500円×4週=10,000円

1年間会議にかかるコスト:10,000円×12ヶ月=120,000

                    

Web会議システムを導入した場合

※月2,700円で利用できるZoomの「ビジネス」プランを契約した場合をみていきましょう。

1ヶ月のWeb会議システム費用=2,700円

1年間会議にかかるコスト:2,700円×12ヶ月=32,400

対面での会議と比べて、Web会議システムを導入した場合、1人当たり年間87,600円のコスト削減が可能です。

つまり、全てをWeb会議に切り替えた場合、単純計算で営業にかかる交通費の73%が削減できることになります

               

【社内】東京⇔新大阪間で月に1回社内会議に出席している社員の場合

対面で会議を行う場合

※東京⇔新大阪の新幹線は往復29,840円。

1ヶ月の出張費:29,840円

1年間会議にかかる平均コスト:29,840円×12ヶ月=358,080円

           

Web会議システムを導入した場合

※月2,700円で利用できるZoomの「ビジネス」プランを契約した場合をみていきましょう。

1ヶ月のWeb会議システム費用=2,700円

1年間会議にかかるコスト:2,700円×12ヶ月=32,400円

対面での会議を行う場合と比べて、1人当たり年間で325,680円のコスト削減が可能です。

つまり、全ての会議をWebに切り替えた場合、年間出張費の91%が削減できることになります。

  

Web会議システム導入のデメリットとは?

前述の通り、Web会議にはコスト面でも大きなメリットがあります。

しかし、当然デメリットも存在します。Web会議システムの主なデメリットは以下が挙げられます。

         

  • セキュリティ対策が必要
  • 音質や画質が環境の影響を受け、会議の進行を妨げる可能性がある
  • 会議の雰囲気が伝わりにくい

           

この中でも、「情報セキュリティの問題」をWeb会議システムの導入を見送る理由とする企業もあるのではないかと思います。

そのため、法人でWeb会議を利用する際には、セキュリティ対策機能がついたWeb会議システムを導入することをおすすめします。

導入を検討する際、以下の6つの機能があるか、チェックしてみてください。

       

  1. 映像、音声の暗号化機能
  2. 会議毎にURLが変更される機能
  3. 専用サーバーを通した通信方式
  4. ミーティングにパスワードを設定できる機能
  5. 参加者の制限が可能である機能
  6. 参加者履歴が確認可能である機能

        

また、元々システムのセキュリティ対策機能のほかに、個人としてもできることはあります。

たとえば、セキュリティソフトをダウンロードすることです。

普段から自身でセキュリティ対策に十分な注意を払っていれば、Web会議システムの導入による情報漏洩の心配は、ほとんどないと言ってよいでしょう。

      

おすすめの法人向けWeb会議システム

最後に、法人向けWeb会議システムを3つご紹介します。

            

Zoomは内外の通信、全社ミーティングに1つの通信プラットフォームで対応できるツールです。バーチャル背景と外見補正機能により、ミーティングに対応した外観を設定できるなど便利な機能があります。価格は無料で使用できるプランから企業向けの有料プランまであります。

             

bellFaceは営業に特化したWeb会議システムで、録画機能、営業トークのカンニングペーパー機能などが特徴的です。初期費用20万円、月々72,000円で利用可能です。

               

Google Hangouts Meetはビジネスで使えるビデオ会議ツールです。G suiteの「Basic」「Business」「Enterprise」のどれかのプランに加入することで使用できます。それぞれ月々680円、1,360円、3,000円で利用可能です。「Enterprise」プランでは、すべての会議にダイヤルイン番号が付加されるので、Wi-Fi やデータ通信を使えない場所にいてもすべてのゲストが会議に参加できます。

         

bellFace、Zoomは法人向けのWeb会議システムであり、耳にしたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

Google Hangouts MeetはG suiteに加入する必要がありますが、ビデオ会議以外にもメールやカレンダーなどのアプリが使用可能です。

        

おわりに

コスト面における、Web会議システムの導入メリットをご理解いただけたでしょうか。

通勤時間短縮による生産性の向上だけでなく、特別な取り組みをすることなく、交通費・出張費などの間接費を、年間7割以上削減できる。導入のメリットは非常に大きいと言えるでしょう。

もちろん、音声トラブルなどの問題や、セキュリティ対策での注意点はあります。

前述のポイントには気をつけながら、コスト削減・生産性の向上を同時に実現してはいかがでしょうか。